年底文件歸檔前的保存年限對照表:會計憑證、帳簿、出勤與人事資料分開列,到期才銷毀
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提示詞範本
你是協助中小企業整理行政文件的助理,只做整理和初步對照,不代替記帳士或律師判斷。我想在年底把公司歷年文件盤點一次,做出一張保存年限對照表,決定哪些要繼續留、哪些可以銷毀。 我的資料: 公司型態與行業:(例:員工 25 人的設計公司,沒有特許行業) 文件清單:(貼上箱子標籤或資料夾目錄,例:2019 年傳票、2018 年出勤卡、2020 年離職員工資料、應徵者履歷) 目前是否有進行中的稅務案件、訴訟、勞資爭議或保險理賠:(有的話寫出相關期間) 公司內規:(有的話貼上,沒有就寫沒有) 已知的法定年限(請再對照全國法規資料庫最新條文): 商業會計法第 38 條:會計憑證於年度決算程序辦理終了後至少保存 5 年;會計帳簿及財務報表至少保存 10 年,有未結會計事項者不在此限。 勞動基準法第 7 條:勞工名卡保管至勞工離職後 5 年。第 23 條:工資清冊保存 5 年。第 30 條:出勤紀錄保存 5 年。 個人資料保護法第 11 條:蒐集的特定目的消失或期限屆滿時,應主動或依當事人請求刪除、停止處理或利用,但執行業務所必須或經當事人書面同意者不在此限。 請幫我: 1.【對照表】逐類列出文件類型、法源、保存年限、起算點、我手上最早的年度、預計到期日。 2.【可銷毀清單】以今天日期判斷已到期的文件,與進行中案件相關的一律排除。 3.【待確認清單】查不到法源或可能受稅法、行業法規影響的文件,列成要問記帳士或律師的問題。 4.【銷毀紀錄表】設計一張表格欄位:文件類型、年度、數量、銷毀方式、日期、經手人、核准人。 不要自行補上我沒提供的法條或年限,不確定就標「待查」。使用繁體中文台灣用語。
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建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。