我想用 AI 幫社區管委會寫公告、會議紀錄和區權會議程

我想用 AI 幫社區管委會寫公告、會議紀錄和區權會議程的流程

1. 把住戶反映改寫成不點名、講得清楚的公告

   把住戶在群組或意見箱的原話貼給 AI（先刪掉姓名與戶號），請它改寫成公告：先講發生什麼事、影響到大家什麼、依規約第幾條應該怎麼做、管委會接下來會怎麼處理、有問題找誰。要求它不得點名、不得用指責語氣，字數控制在一張 A4 以內。規約條號請自己對照社區規約，AI 不知道你們的規約內容。

2. 準備區權會的議程與開會通知

   列出今年要討論的事項，例如財務報告、管理費調整、大修工程、規約修正、委員改選，請 AI 排成議程，每一案寫出案由、說明、辦法。再請它依公寓大廈管理條例的通知規定，產出開會通知與委託書範本，並提醒你出席與決議門檻要看條例與規約。重大議案附上估價單或財務數字，住戶會比較願意支持。

3. 把開會錄音整理成會議紀錄

   經出席者同意後錄音，會後用轉錄工具產出逐字稿，貼給 AI 請它整理成會議紀錄：出席人數、各案討論重點、表決結果（同意與反對票數）、決議事項與負責人。要求它不要替發言者加油添醋，聽不清楚的地方標出來讓你補。紀錄請主席與紀錄人確認後再送達與公告，並注意十五日的期限。

4. 建立住戶常見問題集，減少重複回答

   把一年來住戶最常問的問題（管理費怎麼繳、包裹放哪、裝潢要申請什麼、寵物規定）整理給 AI，請它寫成一問一答的常見問題集，每一題附上規約或管委會決議的出處。放在社區公布欄與 LINE 記事本，新住戶入住時一起提供，之後委員換屆也能直接交接。