我想用 AI 在年底整理公司文件，依法定保存年限分出要歸檔、繼續留和可以銷毀的

我想用 AI 在年底整理公司文件，依法定保存年限分出要歸檔、繼續留和可以銷毀的的流程

1. 先把手上有什麼文件列出來

   紙本請逐箱拍下標籤或封面，雲端資料夾匯出目錄或檔名清單，一起交給 AI，請它整理成表：文件類型、年度或期間、存放位置、紙本或電子、負責部門。檔名看不出內容的標「待確認」，別讓 AI 猜。這一步只需要目錄，不要把整份含個資的文件內容上傳，薪資和身分證字號這類資料留在公司內部處理。

2. 對照法定保存年限

   把商業會計法第 38 條、勞基法第 7、23、30 條和個資法第 11 條的原文放進 NotebookLM，再加上公司內規和記帳士給的提醒，請 AI 依每一類文件標出法源、保存年限和起算點。起算點特別容易算錯：會計憑證是從年度決算辦理終了後起算，勞工名卡是從離職後起算。查不到法源的文件標待確認，列給記帳士或律師。

3. 排出歸檔、續留和銷毀三張清單

   請 AI 依今天的日期算出每一類文件到期日，分成已到期可銷毀、未到期續留、要長期保存三張清單。有未結稅務案件、進行中訴訟、勞資調解或保險理賠的相關文件，一律先移到續留清單。可銷毀清單請它附上一欄「由誰確認」，送記帳士或主管看過再動手，不要直接照 AI 的清單丟。

4. 銷毀要留紀錄，順便訂好明年的規則

   紙本交給有提供銷毀證明的碎紙或銷毀廠商，或在公司內用碎紙機處理，不要直接丟回收。請 AI 做一份銷毀紀錄表：文件類型、年度、數量、銷毀日期、方式、經手人和核准人，存檔備查。電子檔記得連資源回收筒、備份和共用連結一起清。最後請它寫一頁內規草稿，規定新文件的命名方式和每年 12 月固定盤點一次。