Gợi ý công cụ tài chính và ghi sổ AI dành cho startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ

Công việc tài chính có một đặc điểm: khối lượng lớn, lặp đi lặp lại và không được phép sai sót. Ba yếu tố này chính là những điểm mà AI có thể hỗ trợ, đồng thời cũng là nơi chúng ta cần phải cẩn trọng. Dưới đây là các gợi ý được phân loại theo từng tình huống.

Tự động ghi sổ và đối soát

Zeni kết hợp giữa AI và kế toán con người, cung cấp cho các công ty khởi nghiệp sổ sách và báo cáo thời gian thực; Truewind chuyên về tự động hóa giấy tờ làm việc (working papers); Botkeeper xử lý bút toán và đối soát ở quy mô lớn cho các công ty kế toán; nếu muốn tự động hóa việc chốt sổ tháng, bạn có thể xem xét Numeric và Ledge.

Lập kế hoạch và phân tích tài chính (FP&A)

Những ai đã quen dùng bảng tính có thể sử dụng Cube và Datarails để lập ngân sách và dự báo trực tiếp trên Excel/Sheets; nếu muốn một nền tảng lập kế hoạch toàn diện hơn, đã có Abacum, Drivetrain, Pigment.

Tự động hóa thu chi và quản lý chi phí

Tự động hóa các khoản phải trả (AP) có Vic.ai, Tipalti; các khoản phải thu (AR) và thu tiền có Growfin và Tabs; về thẻ doanh nghiệp và quản lý chi phí thì có Ramp cùng với Spendflo giúp tiết kiệm chi phí mua sắm phần mềm SaaS.

Lời khuyên cho các đội ngũ nhỏ tại Đài Loan

Hầu hết các công cụ này đều nhắm đến thị trường Mỹ, báo cáo và hệ thống thuế theo phong cách Mỹ. Khi sử dụng tại Đài Loan, cần lưu ý đến sự khác biệt về hóa đơn (hóa đơn ba liên/hóa đơn điện tử), thuế vụ và các chuẩn mực kế toán tại địa phương, do đó chúng có thể không áp dụng trực tiếp được. Cách làm thiết thực là: trước tiên hãy dùng AI để xử lý các khâu như đối soát, phân loại chi phí, tổng hợp báo cáo vốn là những việc "không liên quan đến việc phán đoán luật thuế địa phương". Các vấn đề liên quan đến khai thuế và tuân thủ pháp luật vẫn nên giao cho kế toán viên am hiểu hệ thống của Đài Loan. AI ghi sổ là công cụ gia tốc, không phải là người gánh vác trách nhiệm thuế thay cho bạn.

Cách lựa chọn công cụ ghi sổ AI phù hợp

Việc lựa chọn một công cụ ghi sổ AI phù hợp đòi hỏi phải cân nhắc nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp tài chính, chuyên môn của kế toán viên, v.v. Trước tiên, cần đánh giá nhu cầu tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như có cần các tính năng như tự động ghi sổ, lập kế hoạch tài chính, tự động hóa thu chi hay không. Tiếp theo, cần xem xét các yếu tố như tính dễ sử dụng, tính bảo mật và khả năng tích hợp của công cụ, đảm bảo công cụ có thể tích hợp mượt mà với các hệ thống và quy trình hiện có. Cuối cùng, cần đánh giá chi phí, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và tần suất cập nhật để đảm bảo công cụ có thể đáp ứng nhu cầu lâu dài của doanh nghiệp.

Các tình huống sử dụng công cụ tài chính phổ biến

Trong thực tế sử dụng, các tình huống ứng dụng công cụ tài chính có thể khác nhau. Ví dụ, một số doanh nghiệp có thể cần sử dụng nhiều công cụ để đáp ứng các nhu cầu tài chính khác nhau, chẳng hạn như dùng một công cụ để ghi sổ tự động và một công cụ khác để lập kế hoạch tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh cách sử dụng công cụ dựa trên các chu kỳ tài chính khác nhau (như chốt sổ tháng, quý, năm). Do đó, việc lựa chọn và sử dụng các công cụ tài chính cần căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Mẹo nâng cao khi sử dụng công cụ ghi sổ AI

Các mẹo nâng cao khi sử dụng công cụ ghi sổ AI bao gồm cách tận dụng các tính năng cao cấp của công cụ, chẳng hạn như cách thiết lập báo cáo tài chính tùy chỉnh hoặc cách sử dụng tính năng dự báo. Ngoài ra, bạn cần hiểu rõ cách sử dụng các tính năng phân tích dữ liệu của công cụ, như cách phân tích dữ liệu tài chính và nhận diện xu hướng tài chính. Đồng thời, cần nắm vững các tính năng bảo mật của công cụ, chẳng hạn như cách thiết lập quyền người dùng và cách sao lưu dữ liệu. Bằng cách nắm vững những kỹ năng nâng cao này, doanh nghiệp có thể tận dụng tốt hơn các công cụ ghi sổ AI để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc tài chính.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng công cụ tài chính

Trong quá trình sử dụng công cụ tài chính, doanh nghiệp có thể gặp phải một số lỗi phổ biến như cài đặt công cụ sai, nhập sai dữ liệu hoặc diễn giải sai báo cáo. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bỏ qua việc cập nhật và bảo trì công cụ, dẫn đến việc công cụ không thể hoạt động bình thường. Do đó, cần thường xuyên kiểm tra cài đặt và dữ liệu để đảm bảo công cụ hoạt động ổn định. Đồng thời, cần định kỳ cập nhật và bảo trì để duy trì các tính năng mới nhất cũng như độ bảo mật của công cụ.

Xu hướng tương lai của công cụ ghi sổ AI

Các xu hướng tương lai của công cụ ghi sổ AI bao gồm việc công cụ ngày càng thông minh, tự động hóa và điện toán đám mây hóa nhiều hơn. Các công cụ sẽ có khả năng học hỏi tốt hơn về hành vi và sở thích tài chính của doanh nghiệp, từ đó cung cấp các dịch vụ tài chính mang tính cá nhân hóa cao hơn. Đồng thời, chúng sẽ xử lý dữ liệu tài chính một cách tự động hơn nhằm giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao hiệu suất. Ngoài ra, các dịch vụ sẽ được cung cấp theo hướng đám mây nhiều hơn, cho phép doanh nghiệp truy cập và sử dụng công cụ ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Nhờ những xu hướng này, doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng các công cụ ghi sổ AI một cách thuận tiện hơn, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong tài chính.

Bảng so sánh: Ưu và nhược điểm của các công cụ tài chính

Công cụ	Ưu điểm	Nhược điểm
Công cụ ghi sổ tự động	Nâng cao hiệu suất, giảm thiểu sai sót con người	Có thể cần thêm thời gian thiết lập và bảo trì
Công cụ lập kế hoạch tài chính	Cung cấp tính năng dự báo và phân tích	Có thể đòi hỏi lượng lớn dữ liệu tài chính
Công cụ tự động hóa thu chi	Nâng cao hiệu suất, giảm thiểu sai sót con người	Có thể cần các biện pháp bảo mật bổ sung
Công cụ quản lý chi phí	Cung cấp khả năng theo dõi và phân tích chi phí thời gian thực	Có thể cần thêm thời gian thiết lập và bảo trì

Hiểu lầm phổ biến: Hạn chế của công cụ ghi sổ AI

Nhiều doanh nghiệp hiểu lầm rằng công cụ ghi sổ AI có thể thay thế hoàn toàn kế toán con người, nhưng trên thực tế, các công cụ này vẫn cần sự rà soát và xác thực từ con người. Ngoài ra, các công cụ ghi sổ AI có thể không phù hợp để xử lý các giao dịch tài chính phức tạp hoặc các nhu cầu kế toán đặc thù. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ những hạn chế và phạm vi ứng dụng của công cụ ghi sổ AI để có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Các bước thiết thực: Cách đánh giá tính bảo mật của công cụ tài chính

Việc đánh giá tính bảo mật của công cụ tài chính đòi hỏi phải xem xét nhiều yếu tố, bao gồm mã hóa dữ liệu của công cụ, quyền người dùng, cơ chế sao lưu và khôi phục, v.v. Đầu tiên, cần kiểm tra xem việc mã hóa dữ liệu của công cụ có đáp ứng tiêu chuẩn ngành hay không. Tiếp theo, cần đánh giá xem quyền của người dùng có đầy đủ hay không, liệu có thể thiết lập các vai trò và quyền hạn khác nhau cho người dùng hay không. Cuối cùng, cần kiểm tra cơ chế sao lưu và khôi phục của công cụ có đầy đủ hay không, liệu có thể nhanh chóng khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra lỗi hoặc thất thoát.

Xu hướng tương lai: Sự tích hợp và tự động hóa của các công cụ tài chính

Xu hướng tương lai của các công cụ tài chính bao gồm sự tích hợp và tự động hóa. Các công cụ sẽ cung cấp dịch vụ theo hướng tích hợp hơn, cho phép doanh nghiệp quản lý mọi nhu cầu tài chính trên một nền tảng duy nhất. Đồng thời, chúng sẽ xử lý dữ liệu tài chính tự động hơn, giảm thiểu sai sót của con người và nâng cao hiệu quả. Thông qua các xu hướng này, doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng các công cụ tài chính một cách thuận tiện hơn, gia tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc tài chính.