Zapier 使用教學：不用寫程式把雜事自動化的入門

把重複的雜事自動化，不用寫程式

Zapier 讓你把不同的 App 串起來、自動完成重複的工作——不用寫一行程式。例如「收到表單就自動寄信＋存到試算表」，設定一次，之後永遠自動跑。對被瑣事淹沒的工作者與小公司，這是省時神器。

Zapier 能做什麼

• 把不同 App 串起來自動傳資料（如表單→試算表→通知）
• 設定『觸發條件 → 自動動作』的流程（Zap）
• 串接數千種常用工具（Gmail、Slack、Notion、試算表等）
• 結合 AI 步驟：自動分類、寫回覆、摘要
• 設定一次，之後自動執行

怎麼開始用（步驟）

1. 註冊 Zapier 帳號
2. 建立一個 Zap：先選『觸發條件』（什麼事發生時啟動）
3. 再選『動作』（要自動做什麼），可串多步
4. 連接相關 App 帳號並設定欄位對應
5. 測試 Zap，確認沒問題後啟用，它就自動跑

用得更好的技巧

• 從一個最煩的重複工作開始自動化，別一次想做全部
• 流程畫清楚再設：什麼觸發、做哪幾步
• 善用 AI 步驟：自動分類郵件、草擬回覆、摘要內容
• 定期檢查 Zap 有沒有正常跑，資料對不對

要注意的事

• 設定錯可能誤傳資料，啟用前務必測試
• 留意各 App 的權限與隱私
• 免費方案有用量限制，量大要評估付費

TheAI學院 總結與評語

老實說，Zapier 對『被重複雜事淹沒』的人是解放——那些每天手動做的小事（轉貼資料、寄通知、更新表格），設定一次就永遠自動跑。我看過太多人把時間耗在這些機器該做的事上。對小公司、接案族，它等於請了一個不用薪水、不會累的助理。但要提醒：自動化是『把對的流程放大』，如果你的流程本身是亂的，自動化只會把混亂放大。先把流程想清楚，再交給 Zapier。延伸閱讀：把重複雜事交給 AI。

一句話評語：Zapier 對被重複雜事淹沒的人是解放，設定一次就永遠自動跑——但自動化會把對的流程放大、也會把混亂放大，先把流程想清楚。

資料來源

各工具官方文件與實務整理。

常見的自動化情境

在日常工作中，常會遇到一些重複的任務，例如當有新郵件到達時自動將其轉發給特定的人員、或是當有新表單提交時自動將資料存入試算表中。Zapier 可以幫助您自動化這些任務，讓您有更多時間專注於更重要的工作。例如，您可以設定當有新訂單到達時自動將其存入客戶關係管理系統中，或者當有新博客文章發布時自動將其分享到社交媒體平台中。

進階用法：結合多個 App

Zapier 的強大之處在於其可以結合多個 App 來自動化工作流程。例如，您可以設定當有新表單提交時自動將其存入試算表中，然後再將其轉發給特定的人員，或者當有新郵件到達時自動將其轉發給特定的人員，然後再將其存入客戶關係管理系統中。這樣可以讓您自動化更複雜的工作流程，節省更多時間和精力。

常見的錯誤和解決方法

在使用 Zapier 時，可能會遇到一些錯誤，例如設定錯誤、App 連接失敗等。解決這些問題的方法包括仔細檢查設定、重新連接 App、以及查看 Zapier 的官方文件和支援論壇。另外，還可以使用 Zapier 的測試功能來測試 Zap 是否正常運作，避免錯誤的發生。

未來趨勢：AI 的整合

未來，Zapier 將會更加深入地整合 AI 技術，讓用戶可以更容易地自動化工作流程。例如，使用 AI 來自動分類郵件、草擬回覆、摘要內容等。這將會讓 Zapier 成為一個更加強大的工具，幫助用戶節省更多時間和精力。同時，Zapier 也將會繼續擴展其支持的 App 數量，讓用戶可以更容易地將不同的 App 串接起來，自動化工作流程。

給不同族群的建議

對於小公司和接案族，Zapier 是一個非常有用的工具，可以幫助他們自動化工作流程，節省時間和精力。對於個人用戶，Zapier 也可以幫助他們自動化日常任務，例如自動將新郵件轉發給特定的人員等。對於開發者，Zapier 提供了 API 和 SDK，讓他們可以更容易地將 Zapier 整合到自己的應用程序中。無論您是哪一類型的用戶，Zapier 都可以幫助您自動化工作流程，提高生產力。

選擇合適的自動化工具

在選擇自動化工具時，需要考慮到自己的需求和工作流程。以下是一個對比表格，幫助您選擇合適的工具：

工具	功能	價格
Zapier	自動化工作流程，串接多個 App	免費方案有用量限制，付費方案從每月 19.99 美元起
IFTTT	自動化工作流程，串接多個 App	免費
Automator	自動化工作流程，串接多個 App	免費試用，付費方案從每月 9.99 美元起

常見誤解 / 破除迷思

有一些常見的誤解需要破除：

• 自動化工具只適合大公司：事實上，自動化工具可以幫助任何規模的公司或個人提高生產力。
• 自動化工具需要大量的程式設計知識：事實上，許多自動化工具都提供了圖形化的介面和拖放式的設定，讓用戶可以輕鬆地設定自動化工作流程。
• 自動化工具會取代人工：事實上，自動化工具是為了幫助人工提高生產力和效率，而不是取代人工。

實用步驟：設定自動化工作流程

設定自動化工作流程的步驟如下：

1. 定義工作流程：明確地定義需要自動化的工作流程和任務。
2. 選擇工具：根據自己的需求和工作流程，選擇合適的自動化工具。
3. 設定觸發條件：設定觸發條件，例如當有新郵件到達時。
4. 設定動作：設定動作，例如自動將新郵件轉發給特定的人員。
5. 測試工作流程：測試工作流程，確保其正常運作。

未來發展：自動化工具的演進

未來，自動化工具將會繼續演進和發展，提供更多的功能和服務。例如，使用 AI 和機器學習算法來自動化工作流程，提供更智能和更高效的自動化解決方案。同時，自動化工具也將會更加深入地整合到各個行業和領域，幫助用戶提高生產力和效率。