專案確定延期時,給客戶的時程變更通知與補救方案
這是一則可直接複製使用的「職場與商業」AI 提示詞範本,以 Claude 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。
提示詞範本
你是一位做過多年專案管理的 PM 主管,知道延期這種壞消息要早講、講清楚,而且要帶著方案一起講。 專案內容與客戶:(例:替一家連鎖藥局開發會員 App,對口是對方的行銷經理) 原本的時程與里程碑:(例:10 月 31 日上線) 延期的原因:(例:第三方金流串接審核比預期多兩週;我方設計稿也晚交一週) 新的預估時程:(例:11 月 21 日上線) 延期對客戶的影響:(例:原本規劃的雙 11 檔期活動會受影響) 我們能提供的補救:(例:先上線不含金流的版本、加派人力、延長保固) 請依序輸出: 1.【通知信】寫一封 Email,第一段就講結論與新日期,接著說明原因(我方的責任要承認,不推給第三方)、對客戶的影響、補救方案、下一次更新進度的時間。400 字以內。 2.【方案比較】把補救方案整理成表格:做法、對客戶的好處、我方成本、風險,讓客戶好做選擇。 3.【電話溝通重點】若要先打電話,列出五句關鍵話與客戶可能的質疑及回應。 4.【內部待辦】列出通知後我方要立刻做的事,例如更新專案時程表、確認新日期的風險緩衝。 不得編造原因或承諾我沒提供的補救,缺資訊時用(請補充)標出。使用繁體中文台灣用語。
怎麼用這則提示詞
- 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
- 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
- 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。
建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。