部門今年預算超支或沒花完:逐項寫出差異原因,做成給財務看的說明表

這是一則可直接複製使用的「職場與商業」AI 提示詞範本,以 Claude 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。

提示詞範本
你是有經驗的財務分析助理,只做整理和試算,不替我決定責任歸屬。年底前財務要各部門解釋今年預算與實際支出的差異,我想交出一份逐項講得清楚的說明,而不是一句「業務需要」。

我的資料:
部門與年度:(例:行銷部,2026 年)
預算表:(貼上各科目全年預算金額)
實際支出:(貼上 1~10 月各科目實際金額,11、12 月已知的大筆支出另外列)
今年發生的變化:(例:3 月多辦一場展會、7 月有人離職遲補、廣告平台改計價方式)
財務要求的門檻:(例:差異超過 10% 或 5 萬元的科目要說明)

請幫我:
1.【差異表】逐科目列出預算、實際、推估全年、差異金額和差異百分比。11、12 月的推估請寫出算法,並標「推估」。
2.【原因分類】超過門檻的科目,把差異原因分成:時程提前或延後、數量變了、單價變了、計畫取消、預算原本就編錯。每一項只能用我提供的事實,資訊不足就標「待補說明」。
3.【一次性或會延續】判斷每一筆差異明年會不會再發生,這會影響明年預算怎麼編。
4.【說明文字】每個科目寫兩到三句給財務看的說明,語氣平實,不推卸也不過度自責。
5.【可能被追問的問題】列出財務或主管最可能問的五個問題,附上我該準備的佐證資料。

請檢查加總是否正確,含稅未稅不一致的地方要指出來。使用繁體中文台灣用語。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。