我想用 AI 幫小公司追應收帳款，客戶逾期也能好好收回來

我想用 AI 幫小公司追應收帳款，客戶逾期也能好好收回來的流程

1. 把應收明細整理成帳齡表

   從會計系統或發票平台匯出應收明細：客戶、發票號碼、開立日、到期日、金額、已收金額。客戶名稱先換成代號，貼給 AI 或在 Excel 裡用 Copilot，請它依未逾期、逾期 1～30 天、31～60 天、61～90 天、90 天以上分組，算出每組金額與占比，並列出每位客戶的總欠款。公式和加總結果請自己抽查幾筆，數字錯了後面全部白做。

2. 依金額和逾期天數排追款順序

   請 AI 依『欠款金額 × 逾期天數』排出前十名，再加上你知道的背景：這個客戶過去付款習慣、是不是長期合作、最近有沒有新案子在談、對方窗口是採購還是老闆。讓 AI 建議每位客戶由誰聯絡、用什麼方式（Email、電話、拜訪）。最後順序由你決定，AI 不知道哪些客戶的關係需要特別小心。

3. 寫好分級的催款訊息

   請 AI 依階段寫範本：到期前三天的友善提醒、逾期一週附對帳單的確認信、逾期一個月說明影響並提出分期方案、逾期兩個月以上的正式書面通知。每封都要寫清楚發票號碼、金額、匯款帳號與聯絡窗口，語氣從客氣到堅定逐步調整。匯款帳號務必自己核對，避免寄錯或被冒用；也要提醒客戶，你們不會用簡訊或私人帳號要求變更匯款帳戶。

4. 記下每次聯絡，每週固定檢討一次

   在試算表或 Notion 開一張追款紀錄：日期、聯絡人、方式、對方回覆、承諾付款日。每週一把最新的帳齡表和紀錄一起給 AI，請它列出本週承諾付款卻沒入帳的客戶、需要升級處理的案子，以及帳齡結構和上月比的變化。長期逾期的客戶，接新案前可以要求預付或縮短付款條件，這個決定請和業務一起討論。