我想用 AI 在年底前盤點全公司教育訓練時數，找出誰的職安課快到期、還缺哪些必訓課

我想用 AI 在年底前盤點全公司教育訓練時數，找出誰的職安課快到期、還缺哪些必訓課的流程

1. 把散落的紀錄合併成總表

   匯出員工名冊和各處的訓練紀錄（簽到表、外訓證明、線上課程報表），先把身分證字號、生日拿掉，用員工編號對應。請 AI 合併成一張總表，欄位包含部門、職務、到職日、課程名稱、受訓日期、時數、主辦單位、有沒有佐證。手寫簽到表可以拍照轉文字，但人名和日期要人工再核一次，姓名寫法不一致的讓 AI 列出來，不要自動合併。

2. 依職務對照訓練義務

   把《職業安全衛生教育訓練規則》第 17～19 條、公司內規和行業別規定放進 NotebookLM，請它依職務列出訓練對象類別與週期，並附條號。一般勞工和主管是每三年至少 3 小時，業務主管和管理人員要另外看。急救人員、堆高機等特定作業、危害性化學品作業都有各自的款次，新人或調職者則看第 17 條的一般安全衛生訓練。分類拿不準的標「待確認」，問勞工局或職安顧問。

3. 算出每個人的到期日和缺口

   請 AI 用總表算出每人最近一次受訓日、依週期推算的到期日、已累積時數和還缺幾小時，再用「已過期、三個月內到期、一年內到期」分組。兼任職務的人要逐項看，不要只算一種。請它把公式寫進 Excel，抽五個人用手算驗證。中央主管機關指定的數位課程可採認時數，但第 17 條的網路教學上限是 2 小時，排線上課之前先確認課程符不符合。

4. 排補課，把紀錄收好

   依缺口人數決定開內訓還是送外訓，請 AI 排 12 月課表，避開月底結帳和尾牙週，再起草通知信和主管提醒。課程結束後把訓練計畫、課程表、教材、受訓名冊和簽到紀錄歸檔，第 17、18 條的訓練資料依第 31 條要保存三年。總表留下到期日欄位，每季請 AI 跑一次快到期名單，明年就不用再到年底才追。