TravelPerk
แพลตฟอร์มจัดการการเดินทางธุรกิจที่รวมการจอง, นโยบายและการคืนค่าใช้จ่ายเข้าด้วยกัน
TravelPerk
TravelPerk เป็นแพลตฟอร์มจัดการการเดินทางธุรกิจจากบาร์เซโลน่า ที่รวมการจอง, การปฏิบัติตามนโยบายและการจัดการค่าใช้จ่ายให้เป็นกระบวนการเดียวกัน
ปัญหาของการเดินทางธุรกิจไม่ได้อยู่ที่การจองตั๋วเอง แต่เป็นต้นทุนการจัดการระหว่างกลาง หากพนักงานต้องจ่ายเงินล่วงหน้าแล้วคืนค่าใช้จ่าย, จองที่ไม่ตรงกับนโยบายของบริษัทหรือราคาที่ต้องต่อรองหลังจากนั้น, ฝ่ายการเงินต้องตรวจสอบใบเสร็จทีละใบ, ผู้บังคับบัญชาไม่รู้ว่ากลุ่มของตนใช้จ่ายเท่าไหร่ ทั้งหมดนี้คือต้นทุนการจัดการ ไม่ใช่ต้นทุนการเดินทาง
TravelPerk แก้ปัญหาโดยการบันทึกนโยบายการเดินทางของบริษัทลงในระบบ: เมื่อพนักงานค้นหา พวกเขาจะเห็นเฉพาะตัวเลือกที่ตรงกับนโยบายเท่านั้น การจองจะบันทึกอัตโนมัติและสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายทันที ผู้บังคับบัญชามีมุมมองการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มยังให้บริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นการยกเลิกเที่ยวบินหรือเปลี่ยนแปลงวันเดินทาง
คุณสมบัติและสถานการณ์การใช้งาน
เหมาะกับองค์กรที่มีหลายแผนกเดินทางบ่อย ต้องควบคุมค่าใช้จ่ายและเคยเจอความยุ่งยากจากกระบวนการคืนค่าใช้จ่าย การเดินทางบ่อยครั้งเป็นสิ่งสำคัญ
วิธีใช้สำหรับผู้ใช้ในประเทศไทย
ระบบการเดินทางของไทยมีปัจจัยเฉพาะที่ต้องพิจารณา:
- แหล่งจอง: บริษัทไทยมักใช้ตัวแทนท้องถิ่นซึ่งมีราคาพิเศษและบริการที่เข้าใจตลาด
- ระบบคืนค่าใช้จ่าย: ใบกำกับภาษีและกฎเกณฑ์การตรวจสอบต่างจากระบบสากล
- ภาษาและเขตเวลา: การสนับสนุนในช่วงเวลาที่พนักงานเดินทางในเอเชียต้องมีทีมที่สามารถสื่อสารเป็นไทยและตอบสนองได้รวดเร็ว
ผู้ที่อาจพิจารณาใช้คือบริษัทข้ามชาติที่มีสำนักงานในไทยหรือบริษัทไทยที่เดินทางสู่ยุโรปและอเมริกาเป็นหลัก บริษัทที่เดินทางภายในประเทศและเอเชียอาจใช้ตัวแทนท้องถิ่นและกระบวนการภายในได้ดีกว่า
ฟีเจอร์เด่น
- รวมการจองตั๋วเครื่องบิน, ที่พักและรถเช่า
- มีนโยบายการเดินทางในระบบ ทำให้พนักงานเห็นเฉพาะตัวเลือกที่ตรงกับนโยบาย
- บันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติและเชื่อมต่อกับกระบวนการคืนค่าใช้จ่าย
- มุมมองการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์และติดตามงบประมาณ
- บริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง
- วิเคราะห์ข้อมูลการเดินทางและรายงานแนวโน้มค่าใช้จ่าย
ข้อดี
- นโยบายถูกบรรจุในผลการค้นหา ช่วยป้องกันการจองที่ไม่ตรงกับนโยบาย
- ลดภาระการจ่ายเงินล่วงหน้าและการตรวจสอบใบเสร็จทีละใบ
- มุมมองการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้บริหารควบคุมงบประมาณได้ดียิ่งขึ้น
ข้อเสีย
- ระบบใบกำกับภาษีไทยอาจไม่เข้ากันกับระบบของ TravelPerk ต้องตรวจสอบความเข้ากันได้
- ราคาบนเส้นทางเอเชียอาจไม่เหนือกว่าตัวแทนท้องถิ่น
- บริการลูกค้าอาจมีความล่าช้าในช่วงเวลาที่พนักงานเดินทางในเอเชีย ต้องยืนยันการสนับสนุนในภาษาต่างประเทศ
กรณีการใช้งาน
- จัดการค่าใช้จ่ายการเดินทางของหลายแผนกอย่างเป็นระบบ
- ลดภาระเงินสดของพนักงานที่ต้องจ่ายล่วงหน้า
- ผู้บริหารสามารถติดตามการใช้จ่ายของแผนกได้แบบเรียลไทม์
- ฝ่ายการเงินได้รับข้อมูลค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ
- วิเคราะห์โครงสร้างค่าใช้จ่ายเพื่อหาจุดที่สามารถลดค่าใช้จ่ายได้
บันทึกบรรณาธิการ
ปัญหาของการเดินทางธุรกิจมักไม่ใช่การจองตั๋ว แต่เป็นการคืนค่าใช้จ่าย TravelPerk ตอบโจทย์โดยการบรรจุนโยบายในผลการค้นหา ช่วยลดข้อพิพาทตั้งแต่ต้น แต่สำหรับบริษัทไทยต้องให้ฝ่ายการเงินตรวจสอบรูปแบบเอกสารที่ระบบสร้างขึ้น เนื่องจากใบกำกับภาษีเป็นปัจจัยสำคัญ
คำถามที่พบบ่อย
อุปสรรคหลักในการนำเข้าในไทยคืออะไร?
ระบบการคืนค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน ระบบของไทยพึ่งพาใบกำกับภาษีและรูปแบบเอกสารเฉพาะ ในขณะที่แพลตฟอร์มสากลออกแบบตามระบบใบเสร็จของยุโรปและอเมริกา การตรวจสอบว่าระบบสามารถส่งออกเอกสารที่ตรงกับกระบวนการภายในไทยหรือไม่เป็นสิ่งสำคัญ ควรให้ฝ่ายการเงินตรวจสอบรูปแบบเอกสารจริงก่อนตัดสินใจ
ราคาตั๋วจะถูกกว่าตัวแทนท้องถิ่นไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป โดยเฉพาะบนเส้นทางเอเชีย ตัวแทนท้องถิ่นมักมีราคาพิเศษและส่วนลดจากความสัมพันธ์ระยะยาว แนะนำให้เปรียบเทียบราคาบนเส้นทางหลัก 5 เส้นทางของคุณกับแพลตฟอร์มและตัวแทนท้องถิ่นเพื่อดูผลจริง ไม่ควรสมมติว่าตแพลตฟอร์มสากลจะถูกกว่าเสมอไป
บริษัทขนาดเล็กต้องการใช้งานไหม?
ถ้าบริษัทเดินทางบ่อยครั้งไม่จำเป็น แพลตฟอร์มมีประโยชน์เมื่อมีต้นทุนการจัดการสูง เช่น การตรวจสอบใบเสร็จหลายสิบใบต่อเดือน หากบริษัทเดินทางไม่เกิน 2-3 ครั้งต่อเดือน การใช้สเปรดชีตและตัวแทนท้องถิ่นก็เพียงพอแล้ว
เมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินในระหว่างเดินทาง จะได้รับการสนับสนุนได้ไหม?
นี่คือจุดที่ต้องทดสอบจริง แพลตฟอร์มอ้างว่ามีบริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง แต่ความเร็วและความสามารถในการสื่อสารเป็นภาษาไทยหรือภาษาต่างประเทศในช่วงเวลาที่พนักงานเดินทางในเอเชียเป็นสิ่งสำคัญ ควรขอรายละเอียดการสนับสนุนในภูมิภาคเอเชียก่อนนำเข้า
