TravelPerk
Nền tảng quản lý công tác du lịch doanh nghiệp, kết nối đặt vé, tuân thủ chính sách và hoàn trả chi phí trong một hệ thống
TravelPerk
TravelPerk là một nền tảng quản lý công tác du lịch doanh nghiệp được đặt tại Barcelona, tích hợp đặt vé, tuân thủ chính sách và quản lý chi phí thành một quy trình liền mạch.
Vấn đề thực sự của công tác du lịch doanh nghiệp không phải là đặt vé mà là chi phí quản lý. Khi nhân viên tự đặt vé, họ phải trả trước rồi nộp lại, đặt sai hạng ghế hoặc giá không tuân thủ chính sách công ty sẽ gây tranh chấp sau này; bộ phận tài chính phải kiểm tra từng biên lai; và các quản lý hoàn toàn không biết chi phí công tác của bộ phận mình là bao nhiêu. Đây là chi phí quản lý, không phải chi phí du lịch.
TravelPerk giải quyết bằng cách ghi lại chính sách công tác vào hệ thống: khi nhân viên tìm kiếm, họ chỉ thấy các tùy chọn tuân thủ chính sách; khi đặt, hệ thống tự động ghi nhận chi phí và tạo hồ sơ chi phí; quản lý có thể xem trực tiếp ngân sách và chi tiêu. Nền tảng còn cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7, điều này rất cần thiết khi có sự cố như chuyến bay hủy hoặc thay đổi lịch.
Tính năng nổi bật và ứng dụng
TravelPerk phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban thường xuyên đi công tác, cần kiểm soát chi phí công tác và đã chịu đựng quá trình hoàn trả chi phí lâu dài. Các công ty có tần suất công tác thấp sẽ không thấy lợi ích lớn.
Cách sử dụng cụ thể cho người dùng tại Việt Nam
Trong môi trường công tác du lịch tại Việt Nam, có một số yếu tố địa phương cần cân nhắc:
- Nguồn đặt vé – Các doanh nghiệp Việt Nam thường dùng các công ty du lịch địa phương để đặt vé, có giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ. Hệ thống quốc tế có thể không có lợi thế về giá và kho hàng, đặc biệt là các tuyến trong khu vực Đông Nam Á.
- Hệ thống hoàn trả – Hệ thống hóa đơn và quy định thuế của Việt Nam khác với phương thức biên lai của châu Âu. Việc liệu dữ liệu chi phí được xuất ra có thể tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán và thuế Việt Nam hay không là yếu tố quyết định.
- Ngôn ngữ và múi giờ hỗ trợ – Khi gặp sự cố trong giờ làm việc tại châu Á, liệu đội ngũ hỗ trợ châu Âu có đáp ứng được hay không.
Các doanh nghiệp có văn phòng tại Việt Nam hoặc có nhu cầu đi công tác quốc tế thường sẽ thấy TravelPerk hữu ích. Các công ty chỉ công tác trong nước hoặc khu vực Đông Nam Á có thể vẫn ưu tiên sử dụng công ty du lịch địa phương và quy trình nội bộ.
Danh sách tính năng
Tính năng chính
- Tích hợp đặt vé máy bay, khách sạn và thuê xe trong một giao diện
- Chính sách công tác được nhúng trực tiếp vào kết quả tìm kiếm
- Tự động ghi nhận chi phí và tích hợp vào quy trình hoàn trả
- Cảnh báo chi tiêu và theo dõi ngân sách thời gian thực
- Hỗ trợ khách hàng 24/7
- Phân tích dữ liệu công tác và báo cáo xu hướng chi phí
Ưu điểm
- Chính sách được hiển thị ngay trong tìm kiếm, tránh tranh chấp khi đặt sai
- Loại bỏ gánh nặng trả trước và kiểm tra từng biên lai
- Quản lý có cái nhìn ngay lập tức về ngân sách và chi tiêu
Nhược điểm
- Hệ thống có thể không tương thích với hóa đơn và quy định thuế Việt Nam
- Kho hàng và giá vé trong khu vực Đông Nam Á có thể không ưu việt hơn công ty du lịch địa phương
- Hỗ trợ khách hàng có thể bị hạn chế về múi giờ và ngôn ngữ
Trường hợp sử dụng
- Quản lý công tác cho nhiều phòng ban thường xuyên đi công tác
- Giảm gánh nặng tài chính khi nhân viên không phải trả trước vé và khách sạn
- Quản lý ngân sách công tác thời gian thực
- Tự động cung cấp dữ liệu chi phí cho bộ phận tài chính
- Phân tích cấu trúc chi phí để tối ưu hóa ngân sách
Ghi chú biên tập
Vấn đề thực sự của công tác du lịch doanh nghiệp là chi phí quản lý, không phải đặt vé. TravelPerk khéo léo tích hợp chính sách vào kết quả tìm kiếm, loại bỏ tranh chấp ngay từ đầu. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp Việt Nam, việc kiểm tra tính tương thích với hệ thống hóa đơn và thuế là điều không thể bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Thử thách lớn nhất khi triển khai tại Việt Nam là gì?
Khác biệt trong hệ thống hoàn trả. Việt Nam dựa vào hóa đơn số và các mẫu chứng từ đặc thù, trong khi các nền tảng quốc tế thường dựa vào biên lai châu Âu. Việc liệu dữ liệu chi phí được xuất ra có thể chấp nhận được trong quy trình kế toán và thuế Việt Nam hay không là vấn đề quan trọng. Khi đánh giá, hãy yêu cầu bộ phận tài chính xem mẫu dữ liệu thực tế trước khi quyết định.
Giá vé có rẻ hơn so với công ty du lịch địa phương không?
Không nhất thiết, đặc biệt là các tuyến trong khu vực Đông Nam Á. Các doanh nghiệp Việt Nam thường có giá ưu đãi và chiết khấu dài hạn với công ty du lịch địa phương. Cách thực tế là lấy 5 tuyến bay thường xuyên của bạn, so sánh giá từ nền tảng và công ty du lịch hiện tại, sau đó quyết định.
Doanh nghiệp nhỏ cần phải dùng không?
Nếu tần suất công tác thấp, nền tảng này có thể không cần thiết. Giá trị thực sự của nó nằm ở việc giảm chi phí quản lý – khi bộ phận tài chính phải kiểm tra hàng chục biên lai mỗi tháng và quản lý phải biết chi tiêu của từng phòng ban. Nếu công tác chỉ vài chuyến mỗi tháng, bảng tính và công ty du lịch hiện tại đã đủ.
Hỗ trợ khách hàng khi có sự cố trong giờ làm việc tại châu Á có đáp ứng được không?
Đây là điều cần kiểm tra thực tế. Nền tảng quảng cáo hỗ trợ 24/7, nhưng thực tế phụ thuộc vào ngôn ngữ và múi giờ. Bạn nên yêu cầu thông tin chi tiết về đội ngũ hỗ trợ tại khu vực Châu Á trước khi triển khai, vì đây là yếu tố quan trọng khi có sự cố.
