Hướng dẫn sử dụng Heptabase: Bảng trắng ghi chú của đội ngũ Đài Loan, từ đọc PDF, kéo thẻ đến sắp xếp kiến thức bằng AI

Một anh em lớp đang học thạc sĩ năm hai ở Hsinchu tuần trước nhắn tin cho tôi: “Anh ạ, em đã đọc hơn ba mươi bài báo, đã đánh dấu các điểm quan trọng, nhưng khi viết chương hai lại không biết cách nối chúng lại.” Tôi mở phần mềm ghi chú của anh ấy, thấy một dãy dài các trang được sắp xếp theo ngày, mỗi trang đều có bút dạ, nhưng chúng không có bất kỳ mối liên hệ nào với nhau.

Tình trạng “có rất nhiều dữ liệu, nhưng hiểu biết ít” chính là vấn đề Heptabase muốn giải quyết.

Heptabase là gì

Heptabase là một công cụ ghi chú trực quan, được phát triển bởi một đội ngũ Đài Loan. Giám đốc điều hành Jan Yü‑An là người gốc Tainan, và đội ngũ đã vào Y Combinator năm 2022 với tư cách là startup Đài Loan. Hai khái niệm cốt lõi của nó chỉ gồm: Thẻ (Cards) và Bảng trắng (Whiteboards).

Tất cả các thẻ đều nằm trong Thư viện thẻ (Card Library), còn bảng trắng là “bàn làm việc vô hạn” mà bạn dùng để suy nghĩ. Điều quan trọng là bảng trắng không “sở hữu” thẻ — một thẻ có thể xuất hiện đồng thời trên nhiều bảng trắng. Thiết kế này giống như cơ chế “attention” trong não bộ: một khái niệm có thể liên quan đến luận văn, câu lạc bộ đọc sách và dự án công việc của bạn cùng một lúc.

So với các công cụ dựa trên trang và cơ sở dữ liệu như Notion AI, Heptabase nhấn mạnh việc “trải rộng dữ liệu để nhìn thấy mối quan hệ”. So với NotebookLM, nó không chỉ trả lời câu hỏi về tài liệu mà còn cho phép bạn tự sắp xếp, AI chỉ hỗ trợ bên cạnh.

Nó có thể làm gì

Thẻ và bảng trắng: Trình soạn thẻ cho phép nhập / để chèn tiêu đề, danh sách, việc cần làm, bảng, mã code, công thức toán; nhập @ để đề cập đến thẻ khác, tạo liên kết hai chiều. Trên bảng trắng bạn có thể đặt thẻ, văn bản, sơ đồ tư duy, phần (Section), bảng trắng con, và dùng mũi tên (Connect) để đánh dấu mối quan hệ.

PDF và phương tiện: PDF, video, âm thanh, hình ảnh đều có thể nhập thành thẻ. Các điểm nổi bật bạn vẽ trên PDF sẽ tự động biến thành “Highlight Card” và lưu vào thư viện thẻ. Gói trả phí còn hỗ trợ bản sao lời nói của YouTube.

Nhật ký: Daily Journals dùng để ghi lại những ý tưởng rải rác hàng ngày, kết hợp với lịch và việc cần làm.

AI: AI Chat có thể lấy thẻ, bảng trắng, PDF của bạn làm ngữ cảnh để trả lời, kèm theo trích dẫn đoạn nguồn; AI Actions có thể dịch, tóm tắt, tạo sơ đồ tư duy cho thẻ; gói Premium còn có AI Tutor, cung cấp quy trình học có cấu trúc để bạn nắm vững một chủ đề.

Tích hợp: Hỗ trợ Readwise, Zotero, công cụ cắt web, đồng thời cung cấp MCP và Heptabase CLI, cho phép các AI bên ngoài như Claude Code, Codex đọc‑ghi trực tiếp vào kho kiến thức của bạn.

Cách dùng: Năm bước

Bước 1: Tạo một bảng trắng cho một chủ đề

Đừng cố gắng đưa mọi thứ vào ngay từ đầu. Chọn một chủ đề bạn hiện đang cần hiểu sâu, ví dụ “Chương 2 luận văn thạc sĩ: Tổng quan tài liệu”, rồi tạo một bảng trắng. Nhấp chuột phải vào vùng trống trên bảng trắng để thêm thẻ, văn bản, sơ đồ tư duy, nhật ký, phần hoặc bảng trắng con; thanh công cụ bên trái có các nút chọn, thêm thẻ, tải tệp lên, kết nối, văn bản, phần và tìm kiếm.

Bước 2: Kéo PDF vào và đánh dấu điểm quan trọng

Kéo file PDF của bài báo trực tiếp từ desktop vào bảng trắng hoặc thư viện thẻ, nó sẽ chuyển thành thẻ PDF. Chọn văn bản để vẽ điểm nổi bật; muốn chọn vùng hình, nhấn giữ Cmd (trên Windows là Ctrl) và kéo chuột để tạo khung. Các điểm bạn vẽ sẽ xuất hiện ở thanh bên phải và được lưu dưới dạng Highlight Card trong thư viện thẻ.

Bước 3: Kéo các điểm nổi bật vào bảng trắng để sắp xếp mối quan hệ

Đây là bước có giá trị nhất của Heptabase. Kéo từng thẻ điểm nổi bật từ thanh bên phải lên bảng trắng, đặt cạnh các thẻ ghi chú của bạn, dùng phần để tách “hỗ trợ luận điểm A”, “phản bác luận điểm A”, “phương pháp”… rồi dùng mũi tên nối các thẻ có quan hệ nguyên nhân‑kết quả hoặc so sánh. Khi sắp xếp xong, bạn sẽ thấy cấu trúc của chương hai đã hiện ra.

Bước 4: Dùng nhật ký để ghi lại những ý tưởng vụn vặt

Những ý tưởng nảy ra khi đi làm, hoặc những nhận xét sau buổi thảo luận với giáo viên hướng dẫn, hãy ghi vào nhật ký của ngày đó. Cuối tuần, chuyển những đoạn đáng giữ lại thành thẻ và kéo vào bảng trắng tương ứng. Như vậy, nhật ký chịu “thu thập”, bảng trắng chịu “suy nghĩ”, vai trò được phân chia rõ ràng.

Bước 5: Mở AI Chat để kiểm tra

Nhấn Chat ở góc trên bên phải của bảng trắng, chọn mô hình, rồi dùng dấu + ở bên trái hoặc nhập @ trong tin nhắn để đưa thẻ, phần hoặc toàn bộ bảng trắng vào ngữ cảnh. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào PDF, video, nhật ký hoặc thẻ trên bảng trắng để trực tiếp thêm vào cuộc trò chuyện. Mặc định sẽ bật tùy chọn Space, cho phép AI tìm kiếm toàn bộ kho kiến thức; nếu chỉ muốn thảo luận về bảng trắng hiện tại, hãy tắt tùy chọn này để câu trả lời tập trung hơn.

Mẹo nâng cao

Mẹo 1: Để AI tìm lỗi, không phải viết thay bạn. Sau khi đưa toàn bộ bảng trắng vào ngữ cảnh, bạn có thể dùng prompt sau:

Dựa trên các thẻ trong bảng trắng này, liệt kê cấu trúc luận điểm hiện tại của tôi. Sau đó chỉ ra: 1) Hai luận điểm nào còn thiếu bằng chứng liên kết; 2) Những thẻ nào có quan điểm mâu thuẫn nhau; 3) Những khía cạnh nào của chủ đề mà tôi chưa đề cập nhưng thường được thảo luận. Mỗi mục hãy kèm theo tên thẻ bạn đã trích dẫn.

Vì AI sẽ cung cấp trích dẫn, bạn có thể kiểm tra từng mục mà không bị “bị tạo ra” nội dung vô căn cứ.

Mẹo 2: Sử dụng AI Actions để dịch Anh‑Việt. Khi đọc bài báo tiếng Anh, di chuột tới thẻ và gọi AI Action để dịch hoặc tóm tắt, rồi để bản dịch trong cùng một thẻ; sau này bạn có thể tìm kiếm bằng cả từ khóa tiếng Anh và tiếng Việt.

Mẹo 3: Kết nối với công cụ đọc hiện có. Nếu bạn thường dùng Readwise Reader để đọc bài viết và Zotero để quản lý tài liệu, hãy thiết lập đồng bộ; các điểm nổi bật sẽ tự động chảy vào Heptabase, tiết kiệm việc sao chép thủ công.

Mẹo 4: Dùng chức năng chỉnh sửa AI để cắt gọn câu trả lời. Câu trả lời của AI có thể nhấn Edit để xóa, sửa, thêm chú thích, rồi lưu lại thành thẻ và đặt lên bảng trắng. Đừng sao chép nguyên văn, chỉ giữ lại phần bạn thực sự đồng ý.

Lưu ý

Giá (theo USD, dựa trên trang chính):

• Pro: 8,99 USD/tháng (khoảng 6,74 USD/tháng khi trả năm), 100 điểm AI mỗi tháng, AI chỉ hỗ trợ mô hình Gemini.
• Premium: 17,99 USD/tháng (khoảng 13,49 USD/tháng khi trả năm), 1 800 điểm AI mỗi tháng, hỗ trợ GPT, Claude, Gemini, không giới hạn tải PDF và OCR, hỏi đáp không giới hạn với mô hình cơ bản và AI Tutor.
• Premium+: 53,99 USD/tháng, 8 100 điểm AI mỗi tháng.
  Dùng thử miễn phí 7 ngày cho người mới. Thanh toán qua thẻ tín dụng trực tuyến; thẻ phát hành tại Đài Loan có thể bị tính phí giao dịch nước ngoài.

Đường cong học tập: Logic “bảng trắng + thẻ” khác hẳn với ghi chú truyền thống, bạn có thể cảm thấy chậm trong 1‑2 tuần đầu. Hãy bắt đầu với một chủ đề nhỏ để luyện tay, đừng cố chuyển toàn bộ ghi chú cũ một lúc.

Bảo mật: Kích hoạt tính năng AI đồng nghĩa với việc nội dung ghi chú sẽ được gửi tới nhà cung cấp mô hình để xử lý. Đối với dữ liệu nghiên cứu có bí mật công ty hoặc thông tin cá nhân của người tham gia, hãy kiểm tra quy định của tổ chức trước khi tải lên.

Hỗ trợ tiếng Trung: Đội ngũ đến từ Đài Loan, tài liệu hướng dẫn và cộng đồng người dùng bằng tiếng Trung phồn thể rất phong phú; ghi chú và tìm kiếm bằng tiếng Trung không có vấn đề. Ngôn ngữ trả lời của AI phụ thuộc vào câu hỏi và mô hình bạn chọn.

Đánh giá của TheAI Academy

Heptabase không phải là công cụ ghi chú “tiết kiệm công sức” nhất; nó yêu cầu bạn tự tay sắp xếp thẻ lên bảng trắng. Nhưng đối với sinh viên nghiên cứu, nhà phân tích, người cần viết báo cáo sâu, quá trình “tự sắp xếp” chính là quá trình hiểu biết, AI chỉ giúp kiểm tra và phát hiện lỗ hổng nhanh hơn.

Đánh giá: Heptabase không bán AI, mà bán một cách suy nghĩ buộc bạn phải trải rộng dữ liệu để nhìn thấy. Khi AI được thêm vào, nó biến bảng trắng tiện dụng thành một đối tác nghiên cứu giúp bạn phát hiện lỗ hổng.

Nếu bạn chỉ cần trả lời nhanh cho một đống tài liệu, NotebookLM nhẹ hơn; nếu muốn xây dựng một kho kiến thức lâu dài, ngày càng có giá trị, Heptabase đáng để thử trong hai tuần.

Nguồn tham khảo

• Heptabase Official Website
• Heptabase Plans & Pricing
• Heptabase Wiki: Work with AI

Bài viết dựa trên thông tin công khai trên trang web và Wiki của Heptabase tính đến tháng 9/2026. Các gói, điểm và mô hình hỗ trợ có thể thay đổi, vui lòng tham khảo trang chính để biết thông tin cập nhật.