Motion 使用教學：讓 AI 幫你排行事曆，從待辦清單焦慮中解脫

我認識一個做電商的朋友，他的待辦清單長到要滑三頁。每天早上花二十分鐘決定「今天先做哪一件」，決定完通常已經沒力氣做了。這種狀態有個名字叫決策疲勞——你的意志力還沒開始工作就先被排程消耗掉。

Motion 就是衝著這件事來的。你把任務丟進去、設好截止日跟預估時間，它自己算出該塞進行事曆的哪個空檔，臨時有會議插進來也會自動重排。這篇帶你從零開始把它設起來，也會誠實講它哪裡不好用。

Motion 是什麼

Motion 是一套把任務管理和行事曆綁在一起的工具。差別在於，一般的待辦 App 只幫你列清單，Motion 會幫你決定「什麼時候做」，並且真的把時間格子畫在行事曆上。

它的核心是排程引擎：持續分析你的任務、截止日、會議、可用時間與優先順序，自動把任務塞進空檔，狀況改變時即時重排。你早上開行事曆看到的，就是一份已經排好的一天。

2026 年的 Motion 已經不只是排程工具，官方把它定位成「AI Super App」，加進了文件、表格與 AI 對話功能。老實說我覺得核心價值還是在排程，其他是加分。

它能幫你做什麼

• 自動排程：任務自動落到行事曆的空檔，不用自己想。
• 自動重排：臨時被插會議、某件事拖延了，後面的任務會自動往後推。
• 任務切塊（task chunking）：一個需要六小時的任務，可以被拆成三天各兩小時。
• 會議預約連結：對外開放你的可預約時段，跟排程引擎連動，不會撞到你的專注時間。
• 專案與團隊協作：Business 方案有共享專案與工作量檢視，看得到誰被排爆了。

怎麼用：從零開始的六個步驟

步驟一：連接行事曆

註冊後第一件事是接上你的 Google Calendar 或 Outlook。建議把所有行事曆都接進來，包含私人的那本——Motion 需要知道你週三晚上要接小孩，才不會把任務排在那個時段。

私人行程可以設定只讀取「忙碌」狀態不讀內容，隱私上比較安心。

步驟二：設定工作時間

這一步最多人隨便跳過，然後抱怨排程很爛。

在設定裡把你真正的工作時段填進去。不是公司規定的九點到六點，是你實際能專心做事的時間。如果你早上要開兩小時的例會，就把那段標起來。如果你下午三點後注意力就渙散，就別把深度工作的時間開到那麼晚。

排程品質好不好，八成取決於這一步填得準不準。

步驟三：建立第一批任務

新增任務時，有三個欄位一定要填：

• 預估時間：這件事大概要多久。填不準沒關係，先猜，之後會越猜越準。
• 截止日：什麼時候一定要完成。
• 優先順序：Motion 用這個決定誰先誰後。

我的建議是第一次只丟五到十個任務。一口氣把三頁清單全倒進去，你會看到一個排滿到令人絕望的行事曆，然後就再也不想打開它了。

步驟四：讓它排一次，然後檢查

按下排程，看看它排出什麼。這一步的重點是檢查它的邏輯合不合理，而不是照單全收。

常見的第一次問題：把需要高度專注的事排在會議之間的三十分鐘空檔、把同性質的任務打散在一週各處。看到不合理的地方，回頭調整任務的預估時間或加上「最早開始時間」的限制。

步驟五：加上你的固定習慣

Motion 可以排「重複性的固定時段」——每天早上的信件處理、每週五的週報、每週三次的運動。

這一塊我覺得比任務排程更有價值。把你想養成但總是被工作擠掉的習慣設進去，排程引擎會替你保護那段時間。

步驟六：養成每天早上看一次的習慣

Motion 不是設定完就不用管的東西。每天早上花兩分鐘看一眼今天的安排，該調整的調整。這兩分鐘取代的是你原本那二十分鐘的決策時間。

進階技巧

用截止日當作優先順序的槓桿。 Motion 的排程很吃截止日。如果某件事一直被排到後面，不要去調優先順序，直接把截止日拉近，效果更直接。

預估時間寧可高估。 大多數人低估任務時間 30% 以上。高估的好處是提早做完會有成就感，低估的結果是每天都在追進度、每天都在重排。

把「等待中」的任務移出排程。 等別人回覆、等資料進來的任務，別讓它們佔著排程的位置，設成暫緩或用標籤管理。

會議預約連結要設緩衝。 開放給外部的時段記得加前後緩衝，不然你會遇到連續三場會議中間零空隙的慘況。

跟其他工具搭配。 Motion 管的是「什麼時候做」，不太適合當知識庫。文件與筆記還是交給 Notion AI 這類工具比較順，會議記錄則可以用 Otter.ai 之類的服務處理。

定價與注意事項

以官網 2026 年 7 月公開資訊：Pro AI 每月 19 美元（年繳約每月 12.73 美元），Business AI 每席每月 29 美元（年繳約每席 19.43 美元）。兩個方案都有 7 天試用，沒有永久免費版。AI 額度方面，Pro AI 每席每月 7,500 點，Business AI 15,000 點並附共享專案與工作量檢視。

（定價以官網為準，查證日期 2026 年 7 月 26 日。）

幾件買之前該知道的事：

• 價格偏高。這是使用者評論裡最一致的抱怨。跟一般待辦 App 比，Motion 貴上好幾倍，你買的是排程引擎，不是功能數量。
• 沒有免費方案，試用期只有 7 天。7 天要判斷一套工作流適不適合你，其實有點趕，建議試用期選在你工作最正常的一週，不要挑連假前後。
• 介面資訊密度高，前兩天會有點混亂，給自己一點適應時間。
• 繁體中文介面支援有限，主要以英文操作為主。這對台灣使用者是實際門檻，尤其團隊裡有不習慣英文介面的成員時。
• 台灣付款：訂閱以美元計價，刷卡會有匯率與海外交易手續費，公司報帳需要發票的話要先確認流程。
• 它改變的是習慣，不是工具。如果你不願意好好填預估時間跟截止日，任何 AI 排程工具對你都沒用。

適合誰

適合任務多、會議也多、經常被打斷的人——業務、顧問、專案經理、一人公司的老闆。任務性質單純、每天做的事差不多的人不需要，你用免費的待辦 App 就夠了。

如果你想比較其他選擇，Reclaim.ai 使用教學那篇介紹的是另一種思路：不取代你的行事曆，而是疊在上面自動找空檔。價格也親民不少。

TheAI學院 評語

我對 Motion 的看法有點兩極。它的排程引擎確實好用，那種「早上打開就知道今天做什麼」的感覺，用過就回不去。但它的價格門檻，加上要求使用者認真填寫每個任務的時間估計，讓它變成一個篩選性很強的工具——願意配合的人得到很多，隨便用的人只是白花錢。

Motion 賣的不是待辦清單，是「不用再決定先做哪一件」這件事；你如果不覺得決策本身很累，就不用花這個錢。

給台灣讀者的具體建議：試用期開始前先把工作時間設定想清楚，別浪費前三天在摸索。用滿 7 天再決定，特別注意你有沒有真的每天早上打開它——如果第五天你就忘記開了，那答案已經很明顯。真的喜歡就選年繳，月繳跟年繳差快四成。想找更多提升效率的做法，可以看我們的提示詞範本與任務指南。