Reclaim.ai 使用教學：不換行事曆，也能讓 AI 幫你搶回專注時間

有個現象你一定遇過：週一早上打開行事曆，一片空白，你心想這週可以好好做事。到了週三，那片空白被塞滿了會議，你原本要做的正事一件都沒動。

問題不在會議太多，在於「要做事的時間」從來沒有被寫在行事曆上。空白時段對同事來說就是可以約你的時段。Reclaim.ai 解決的就是這件事——它會主動幫你把專注時間、習慣、任務排進行事曆，讓那些時段看起來是「忙碌」的，同時又保有彈性，真的有重要會議還是排得進來。

Reclaim.ai 是什麼

Reclaim.ai 是一套 AI 排程助理，2024 年 8 月被 Dropbox 以 4,020 萬美元收購，目前以「Reclaim.ai from Dropbox」的名義持續獨立營運，原本的定價、功能與整合都保留。

它跟其他排程工具最大的差別是不取代你的行事曆。它疊在你現有的 Google Calendar 或 Microsoft Outlook 上面，自動找空檔、自動調整。你的同事看到的還是原本那本行事曆，不需要全公司一起換工具。

這一點對台灣的職場環境蠻關鍵的——多數公司的行事曆早就綁在 Google Workspace 或 Microsoft 365 上，要全員換掉幾乎不可能。

它能幫你做什麼

官方提供的功能相當多，實務上最常用的是這幾項：

• AI Focus Time：自動在行事曆上保留專注時段，並標成忙碌，有人要約你時會避開。
• AI Habits：把想固定做的事（運動、寫週報、讀論文）排成彈性的重複時段，被會議擠掉會自動找別的時間補回來。
• AI Tasks：任務自動排進空檔，跟 Focus Time 共用同一套邏輯。
• Smart Meetings：找出雙方都方便的時間，而不是硬塞。
• Scheduling Links：對外的預約連結，跟你的專注時間連動。
• Buffer Time：會議前後自動加緩衝，避免連軸轉。
• Calendar Sync：多本行事曆同步（例如把私人行程以「忙碌」形式同步到工作行事曆）。
• Time Tracking / Workforce Analytics：統計你的時間實際花在哪。

官方宣稱可以替使用者每年搶回最多 395 小時的專注時間。這個數字當然是行銷用的最佳情境，別當成保證，但方向是對的。

怎麼用：五個步驟

步驟一：連接行事曆

註冊後接上 Google Calendar 或 Outlook。把私人行事曆也接進來，用 Calendar Sync 功能把私人行程以「忙碌」的形式同步到工作行事曆——同事看不到你去哪，但不會約到那個時段。

這個功能我覺得是 Reclaim 最實用的一項，而且很多人不知道它存在。

步驟二：設定工作時間與偏好

在 Hours 設定裡填入你的實際工作時段。這裡可以分別設定「會議時間」與「專注時間」的偏好區間——例如上午只做深度工作、下午才開放開會。

台灣的工作型態常有午休，記得把它標出來，不然會被排進任務。

步驟三：先建立一個 Habit 試水溫

不要一開始就把所有東西都設進去。挑一個你真心想固定做、但總是做不到的事，設成 Habit。

設定時的三個關鍵：

• 頻率：每週幾次。
• 時長：每次多久。
• 理想時段：偏好早上還是下午，是「越早越好」還是「隨便哪裡都行」。

彈性設得越寬，它越容易幫你排進去；設得越死，被擠掉的機率越高。我建議第一個 Habit 設寬鬆一點，先建立信任感。

步驟四：加上 Focus Time

Focus Time 是 Reclaim 的招牌。設定你每週想要多少小時的專注時間，它會自動去搶。

重點是設一個你真的做得到的數字。一週想要三十小時專注時間，然後你有二十小時的會議，這在數學上就不成立，結果只會是行事曆一片混亂。從每週八到十小時開始，穩定之後再往上加。

步驟五：把預約連結換掉

如果你原本用其他工具做對外預約，換成 Reclaim 的 Scheduling Links。這樣別人約你的時候，系統會避開你的 Focus Time 與 Habits，而不是把你辛苦保留的時段一個個吃掉。

進階技巧

把 Habit 的優先級分層。 有些習慣是「一定要做」（例如每天的信件處理），有些是「有空就做」（例如讀業界文章）。分層之後，忙碌的一週會自動犧牲低優先的那些，而不是全部都排不進去。

用 Buffer Time 對抗連續會議。 台灣職場很常出現整點接整點的會議安排。設定前後各 10 到 15 分鐘的緩衝，中間至少有喘息與寫筆記的時間。

每季看一次 Time Tracking 報表。 這個功能最有價值的用法不是管理自己，是談判。當你要跟主管說「我沒有時間做這件事」，拿出一份「過去一季 62% 的時間在開會」的數據，比口頭抱怨有說服力太多。

跟會議記錄工具搭配。 Reclaim 管時間、不管內容。會議的逐字稿與摘要交給 Otter.ai 這類工具，或參考我們的AI 會議記錄指南。

定價與注意事項

以官網 2026 年 7 月公開資訊：Starter 每席每月 10 美元起（年繳），Business 每席每月 15 美元（最多 100 席，含團隊請假行事曆、人力分析、webhook 與委派存取），Enterprise 每席每月 22 美元（僅年繳，加上 SSO、SCIM 與組織圖感知排程，適用 100 席以上）。產品通過 SOC 2 Type II 認證。

（定價以官網為準，查證日期 2026 年 7 月 26 日。）

該注意的地方：

• 它需要一段適應期。前兩週行事曆會看起來比較亂，因為 AI 還在學你的模式。太早放棄的人很多。
• 同事看得到你的忙碌時段。有些公司文化會覺得「你行事曆滿了但沒在開會」很奇怪，導入前先想好怎麼說明。
• 對會議極多的人效果有限。如果你一週有三十小時的會，Reclaim 能搶回的空間本來就不多，它不會變魔術。
• 繁體中文介面支援有限，主要是英文操作。
• 美元計價，台灣刷卡有匯率與海外手續費，公司採購要走報帳流程的話先確認。
• 被 Dropbox 收購後的產品方向目前看是穩定的，兩位共同創辦人都留任，但長期整合方向仍要持續觀察。

Reclaim 還是 Motion？

這兩個常被拿來比，思路其實不同。

Reclaim 疊在你現有的行事曆上，重點在保護時間與習慣，價格較低，適合「會議多、想搶回專注時段」的上班族與團隊。

Motion 是把任務管理和行事曆整套換掉，排程更強勢，也更貴，適合「任務多到自己排不動」的人。詳細操作可以看Motion 使用教學。

如果你不確定，我建議先試 Reclaim——它對現有工作流的侵入性低很多，不合適的時候退場成本也低。

TheAI學院 評語

Reclaim 是那種「不會讓你驚呼，但用久了會離不開」的工具。它沒有炫技的 AI 功能，做的是一件很樸實的事：把你想做的事變成行事曆上真實存在的格子。

我自己覺得它最大的價值不在省時間，在改變預設值。原本你的空白時段預設是「可以被佔用」，用了之後預設變成「已經有安排」。這個心理上的翻轉，比任何生產力技巧都有效。

行事曆上的空白不是自由，是還沒被搶走的時間——Reclaim 幫你先搶。

給台灣讀者的具體建議：從一個 Habit 加每週八小時的 Focus Time 開始，跑滿兩週再調整，別第三天就嫌它排得爛。團隊要導入的話，先找兩三個人試跑一個月，把 Time Tracking 報表拿出來給主管看，說服力比口頭推薦強得多。另外，Calendar Sync 那個把私人行程同步成「忙碌」的功能，就算你不打算付費也值得去看一眼——很多人光靠這個就解決了一半的困擾。