Fireflies.ai 完整教學：讓 AI 會議記錄真的能用的 8 個設定
多數人用 Fireflies 只用到「自動產出逐字稿」，然後把那份逐字稿存起來永遠不再打開。這篇從邀請機器人開始，一路講到 AskFred、Soundbites、AI Skills Store 與中英夾雜會議的實測心得，教你把它變成真的能查、能追、能交代的會議中樞。
Fireflies.ai 完整教學：讓 AI 會議記錄真的能用的 8 個設定
下午兩點，內湖一間軟體公司的產品經理翻著上週的會議記錄，想找出客戶到底是說「這個功能下一版要」還是「這個功能可以再看看」。逐字稿有，兩萬三千字，躺在雲端硬碟裡。她滑了七分鐘，放棄，改傳訊息問同事。
這個場景我看過太多次了。公司花錢買了 AI 會議記錄工具，逐字稿產得又快又整齊，然後沒有人再打開它。問題不在工具，在於多數人只設定了「錄下來」，卻沒設定「找得到」。
Fireflies.ai 官網自述「用於超過 100 萬家公司」、G2 評分 4.8，是這個類別的規模玩家。但它真正值錢的功能，大部分藏在預設值以外的地方。這篇就從最基本的開始，一路講到我認為最該花時間設定的幾項。
是什麼：不只是錄音，是一個會議資料庫
先把定位講清楚。Fireflies 是 AI 會議助理，做的事情分三層：
第一層是抓取。你可以邀請機器人 [email protected] 進會議，或讓它依行事曆自動加入；也可以用 Chrome 擴充功能錄 Google Meet、用桌面與行動 App、透過 API，或者直接上傳 MP3、MP4、WAV、M4A 檔案。搭配 Aircall、RingCentral 這類撥號系統的整合，業務通話也能一起收進來。
第二層是理解。官網宣稱轉錄準確度 95%、支援 100 種以上語言，具備語者辨識與自動語言偵測。摘要分成 Overview、Bullet Points、Action Items 與自訂筆記幾個區塊。另外有 Conversation Intelligence，看的是說話時間佔比、情緒分析與主題追蹤——這對業務主管特別有用，你可以直接看到某位業務在客戶會議裡講了八成的話。
第三層才是重點：檢索。會議搜尋可以定位到特定句子與時間戳，AskFred 讓你直接問問題，Soundbites 把關鍵片段剪成可分享的音檔，Channels 用來把會議依團隊或專案分類。
多數人只用到第一層跟第二層。而第三層才是它跟錄音筆的差別。
能做什麼：四個真的會用到的場景
- 業務跟進：客戶提到的預算、時程、決策者是誰，全部可搜尋，不用憑記憶寫 CRM。它跟 Salesforce、HubSpot 等 5 個以上 CRM，以及 Asana、Trello 等 9 個以上專案工具都有整合。
- 面試紀錄：整合 Lever、BambooHR、Greenhouse 等 ATS，主管面完不用馬上寫評語，回頭看逐字稿再寫。
- 跨時區補課：沒參加的人聽 Soundbites 剪出來的五分鐘重點，不用聽完整場。
- 爭議釐清：這是我認為最被低估的用途。「當初到底有沒有講好」這種問題，有時間戳的逐字稿比十封信有用。
怎麼用：8 個該花時間的設定
第一步：決定抓取方式，不要預設用機器人
新手最常見的錯誤是無腦讓機器人自動加入所有會議。這會產生兩個問題：一是客戶看到會議室裡多一個叫 Fred 的參與者會不舒服，二是你的會議庫很快被無意義的內部同步會塞爆。
我的做法是：內部會議開自動加入，對外會議手動邀請並事先口頭告知。如果客戶介意，改用 Chrome 擴充功能或事後上傳錄音檔。
第二步：先錄一場真實的中英夾雜會議，測準確度
這一步不能跳過。官網說 95% 準確、支援 100 種以上語言，但台灣的會議長什麼樣你我都知道——中文為主，夾雜 deadline、alignment、roadmap、SKU，加上產業術語跟公司內部縮寫。
我的實測心得是：純中文會議可用，中英夾雜的部分掉字率明顯上升，專有名詞幾乎都要人工修。所以請把它定位成「可搜尋的草稿」，而不是「可以直接寄出去的會議紀錄」。誰要是拿未修的逐字稿當正式紀錄發出去，遲早出事。
第三步：把 Channels 建起來（這一步決定三個月後有沒有用）
Channels 是用來分類會議的。預設情況下所有會議堆在同一個時間軸，兩個月後就是一團漿糊。
建議的分法不是照部門，是照「你未來會怎麼找」：客戶名稱一個頻道、專案一個頻道、面試一個頻道。分類的邏輯應該對齊檢索的情境，不是組織圖。
第四步：學會用 AskFred 問對問題
AskFred 會讀過會議內容回答你的提問。但問法決定品質，問「這場會議在講什麼」你會得到一段廢話摘要。
有效的問法是具體的、可驗證的：
這場會議中，客戶對價格提出了哪些具體疑慮？請附上原句。
列出所有被指派的工作項目，標明負責人與提到的時間點。
沒有明確負責人的項目請另外列出。
客戶有沒有提到任何競爭對手？分別是在什麼脈絡下提到的？
第三種問法特別實用，因為競品名稱常常只在閒聊時被帶過一句，而那一句往往是整場會議最有價值的情報。
第五步：用 Soundbites 取代「你聽一下第 23 分鐘」
Soundbites 把關鍵片段剪成可分享的音檔。這個功能真正的價值是政治性的——當你要跟老闆說「客戶其實不滿意」，播三十秒客戶自己的原話，比你轉述十分鐘有說服力得多。
第六步：設定 Live Assist（如果你的會議是英文為主）
Live Assist 提供會議進行中的即時建議與教練提示。老實說，這個功能在中英夾雜的環境下我的體感普通——即時辨識掉字之後，建議也就跟著偏了。英文會議為主的團隊比較吃得到。
第七步：逛一下 AI Skills Store
官網說有 200 個以上可客製的 AI 應用，用來從會議中萃取特定資料。這是我覺得最容易被忽略的一塊。舉例來說，你可以設定一個技能專門抽出「所有被提到的日期與對應事項」，之後每場會議都自動產出這一份。
不要一次裝十個，先想清楚你每週會重複做哪一件手工整理的事，只針對那件事設一個。
第八步：把 Email Assistant 跟 Slack 整合接上
Email Assistant 做收件匣分流與自動草擬回覆，Slack Assistant 則把會議重點推到頻道。這兩個的價值是「不用登入 Fireflies 也能用到它」——工具活在你原本就會開的視窗裡，使用率才上得去。
進階技巧：三個我自己在用的做法
把 Action Items 當成真的待辦，而不是摘要的一部分。 會後花兩分鐘把 AI 抽出來的工作項目改成有負責人、有日期的版本，再推到 Asana 或 ClickUp。AI 抽得出「要做什麼」，抽不出「誰真的答應了」——後者靠你聽出來的語氣。
用說話時間佔比做團隊教練。 Conversation Intelligence 會算出誰講了多久。業務會議裡，客戶說話佔比低於三成通常不是好事，代表你的人在自說自話。這個數字比任何主觀評語都難反駁。
建立「會議命名規則」。 聽起來很蠢，但這是檢索品質的關鍵。「週會」這種標題三個月後完全沒有資訊量。改成「客戶名-主題-日期」，搜尋的命中率會差好幾倍。
需要更完整的自動化串接，可以搭配 Zapier 或 n8n 把會議紀錄推到內部系統；如果你要的其實是本機、不上傳雲端的會議記錄，Granola 是另一種思路。日常任務排程則可以看 Motion。
注意事項：三件不能不管的事
錄音的告知義務。 台灣的通訊保障及監察法對通訊監察有規範，而錄下自己有參與的對話並不違法；但商業實務上，未告知就錄客戶會議是信任問題而不只是法律問題。標準做法是會議開始時口頭說明並取得同意，重要客戶另外書面確認。
存取權限與離職處理。 會議庫裡是公司最敏感的資料——定價策略、人事討論、客戶抱怨。誰能搜尋全公司的會議？離職員工的紀錄怎麼處理？這些規則要在導入時就定，不要等出事。
別把逐字稿當成正式紀錄。 前面講過但值得再說一次。AI 逐字稿是草稿，掉字、聽錯人名、把「不要」聽成「要」都會發生。正式的會議決議還是要人看過、簽過。
TheAI學院 評語
我對 AI 會議工具的看法這兩年變過。剛開始覺得它解的是「懶得寫紀錄」，用久了才發現真正的價值在別的地方：它把口語溝通變成可檢索的資料。這是一個結構性的改變——過去只有寫下來的東西才進得了公司的知識庫，現在講過的話也算數。
但這個價值有前提，而前提就是這篇講的那些設定。沒有分類、沒有命名規則、不會用 AskFred，你買的就是一台很貴的錄音筆。
評語：Fireflies 的功能深度在同類產品裡屬於第一梯隊，但它的投報率完全取決於你有沒有把「檢索」設定起來——只開自動錄音的團隊，三個月後會覺得這錢白花了。
給台灣讀者的具體建議，三件事：第一，導入前先用一場真實的中英夾雜會議實測逐字稿品質，這決定了它在你團隊的定位是「紀錄」還是「草稿」，兩者的用法完全不同。第二，先花半小時把 Channels 分類與會議命名規則訂好，這半小時的投報率高過所有其他設定。第三，錄客戶會議一定要事先講，台灣的商業圈很小，這種事情傳出去的代價遠高於一份逐字稿的價值。
資料來源
依公開資訊整理，功能與方案內容以官方最新公告為準。本文所述之實測心得為編輯團隊使用經驗，不同會議環境的結果會有差異。
常見問題
Fireflies 支援中文會議嗎？
官網宣稱支援 100 種以上語言並具備自動語言偵測，中文在支援之列。但實務上台灣的會議多半中英夾雜、術語密集，逐字稿的準確度會明顯低於純英文會議。建議先用一場真實會議測過再決定要不要全團隊導入，別只看官網的 95% 準確率宣稱。
一定要讓機器人進會議室嗎？
不一定。除了邀請 [email protected] 這個機器人，Fireflies 也提供 Chrome 擴充功能（用於 Google Meet）、桌面版與行動版 App，另外可以直接上傳 MP3、MP4、WAV、M4A 音訊檔，或透過 Aircall、RingCentral 等撥號系統整合。客戶特別介意畫面上多一個參與者時，改用擴充功能或事後上傳是可行的替代做法。
Fireflies 多少錢？
官網的方案分為 Free、Pro、Business 與 Enterprise 四級，但定價頁上並未列出實際金額與各級的額度數字。官網僅說明 Pro 與 Business 使用者可使用會議與音訊檔轉錄，且對會議機器人與 Chrome 擴充功能沒有每月次數限制，而 API、撥號整合與大量檔案上傳則有速率限制。實際價格請以註冊後看到的報價為準。
會議內容會被拿去訓練 AI 嗎？
官網標示零資料保存（Zero Data Retention），並明講資料不用於 AI 訓練，同時具備 SOC 2 Type II、GDPR 與 HIPAA 合規以及私有專屬儲存。不過在台灣的實務上，真正的風險通常不是廠商而是流程——誰有權查閱、離職後帳號怎麼處理、客戶會議能不能錄，這些要在導入前就寫成規則。
