小公司報帳流程自動化：收據上傳、AI 分類、試算表彙整到交給記帳士，用 Zapier、Make 和 Google 試算表搭起來
員工用 LINE 丟收據照片、老闆半夜對帳，這是很多台灣小公司的日常。用自動化工具加上 AI，可以把它改成一條固定的流水線，但最後簽核的人還是你。
小公司報帳流程自動化：收據上傳、AI 分類、試算表彙整到交給記帳士，用 Zapier、Make 和 Google 試算表搭起來
台南一間八個人的室內設計工作室，老闆阿哲每個月最怕的不是客戶改圖，而是月底。設計師們把收據照片丟在 LINE 群組，有人丟計程車收據、有人丟建材行的三聯式發票、有人丟跟業主喝咖啡的發票。阿哲要一張張往上滑、存檔、對金額，再用紙袋裝好交給記帳士。每兩個月營業稅申報前，記帳士總會打電話來問：「這張沒有統編，是誰的？」
這篇給像阿哲這樣、沒有專職會計的小公司。目標是用現成的自動化工具和 AI，把「LINE 丟照片」改成一條固定的流水線。不用寫程式，但需要你花一個週末把規則想清楚。
先把規則寫下來，再談工具
自動化最大的陷阱，是把一個混亂的流程變成「自動化的混亂」。動手前先寫一頁公司報帳規則，至少包含：
- 費用科目：依記帳士給你的科目表，例如材料費、交通費、交際費、文具用品、郵電費。
- 統編要求：所有發票一律打公司統編。原因在營業稅法第 33 條：進項稅額要扣抵，憑證必須載明買受人名稱、地址及統一編號。
- 交際費規則：營業稅法第 19 條規定交際應酬、酬勞員工個人的進項稅額不得扣抵，所以跟業主吃飯要獨立成交際費，摘要寫清楚對象。
- 截止時間：營業稅每二月為一期，次期開始十五日內申報（第 35 條）。換算下來，單數月的 5 號前要把上兩個月的單據交給記帳士，比較有餘裕。
這一頁規則，等一下會原封不動地寫進 AI 的指令裡。
流水線長這樣
| 階段 | 工具 | 誰負責 |
|---|---|---|
| 員工上傳 | Google 表單（附檔案上傳） | 員工 |
| 擷取欄位 | Zapier 或 Make 串 AI | 自動 |
| 彙整與分類 | Google 試算表 | 自動＋老闆確認 |
| 簽核 | 試算表的「核准」欄 | 老闆 |
| 交付 | 每兩個月匯出＋紙本正本 | 老闆 |
步驟一：用表單取代 LINE 群組
建一份 Google 表單，欄位只要四個：姓名、收據照片、用途說明、是否為交際費。照片上傳後會存進雲端硬碟的固定資料夾，回覆則寫進一張試算表。光是這一步，就解決了「照片散在聊天紀錄裡找不到」的問題。
步驟二：用自動化工具串 AI 讀收據
這裡有兩個選擇。
Zapier 有一個叫 AI by Zapier 的內建步驟，提供 Extract Content From URL（可從圖片、PDF 等檔案抽出內容）和 Analyze and Return Data（摘要、分類、擷取資料）等動作。流程是：表單有新回覆 → 用 AI 讀那張照片 → 依你的規則抽出日期、賣方、統編、金額 → 寫回試算表。要注意的是，Zapier 免費方案每月 100 個 tasks，而且只能做兩步驟的 Zap，這條流程需要多步驟，實務上得用付費方案，Pro 年繳方案 750 tasks 起價每月 19.99 美元。
Make 是另一個選擇，免費方案每月 1,000 credits，但排程執行的最短間隔是 15 分鐘；Core 方案每月 9 美元起，含 10,000 credits。Make 所有方案都附 AI Toolkit，可以用它內建的 AI 服務或接你自己的模型金鑰。對每月幾十張收據的小公司來說，Make 的額度通常比較寬鬆，但介面需要多花點時間學。
不管選哪個，給 AI 的指令都要包含你那一頁規則，並要求它輸出固定欄位：
你是台灣小公司的報帳助理。請從這張收據圖片擷取以下欄位，以 JSON 輸出：
date（西元年-月-日）、seller（開立單位）、buyer_tax_id（買方統編，沒有就填 null）、
amount（含稅總額，數字）、invoice_type（電子發票／二聯式／三聯式／收據／其他）
規則：看不清楚的欄位填 null，不要推測；民國年換算成西元年。
步驟三：在試算表裡用 AI 函式做分類
擷取完的資料進到試算表後，科目分類可以交給 Gemini 在 Google 試算表裡的 AI 函式。語法是 =AI("提示詞", 儲存格範圍)，例如：
=AI("依照以下科目擇一回答：材料費、交通費、交際費、文具用品、郵電費、其他。只回答科目名稱。", C2:E2)
依 Google 說明中心，這個函式需要符合資格的 Workspace 或 Google AI 方案，只回傳文字、不會讀圖片；一次最多產生 350 個儲存格，達上限要等 24 小時，也不能包在 IF 這類公式裡。說明中心也提醒，它不適合用在財務等專業建議。所以它的角色是「建議科目」，旁邊一定要留一欄「老闆確認科目」。
接著再加兩個檢查欄位，用一般公式就好，不必動用 AI：
- buyer_tax_id 不等於公司統編 → 標紅「統編異常」
- 同一個賣方、同一天、同一金額出現兩次 → 標紅「疑似重複」
步驟四：每兩個月交給記帳士
到了交件日，篩出這兩個月、已核准的列，匯出成 Excel 給記帳士，同時附上紙本正本。照片和試算表是幫你自己管理的，不能取代原始憑證。商業會計法第 38 條規定，會計憑證在年度決算程序辦理終了後至少保存五年，帳簿和財務報表至少十年。雲端資料夾的命名建議用「年度／期別」，五年後要清理時也好找。
那些國外的費用管理平台呢？
你可能看過 Pleo 這類整合公司卡、收據和報帳的平台，官網也有 AI 審核費用的功能，但它主打歐洲市場，官網沒有列出台灣。Dext 則可以接 Xero、QuickBooks 等會計軟體，台灣小公司多半是交給記帳士處理帳務，未必用得上這些整合。與其追這些平台，不如先把表單加試算表這條線跑順。
如果想先搞懂員工端怎麼整理收據，可以看上班族用 AI 整理報帳單；個人的生活帳與報稅收據，則在個人發票收據 AI 整理法。更多財會類工具的比較，可參考AI 財會工具推薦。
TheAI學院 總結與評語
像阿哲那樣的工作室，改用表單收收據後，記帳士追統編的電話自然會變少。真正省時間的不是 AI 讀照片有多準，而是每張收據進來時就有固定格式、有人負責、有截止日。AI 和自動化只是把這套規則跑得更快。
評語：先寫規則、再接工具。沒有規則的自動化，只會讓錯誤跑得比以前更快。
本文僅說明整理方法與公開法規，不構成個別稅務或會計建議；實際申報與帳務處理請以國稅局公告、所屬公司規定及您的記帳士、會計師意見為準。工具方案與價格可能調整，請以各官網最新資訊為準。
資料來源
常見問題
Zapier 免費方案可以做收據自動化嗎？
很難。Zapier 免費方案每月 100 個 tasks，且只能做一個觸發加一個動作的兩步驟 Zap；表單觸發、AI 擷取、寫回試算表至少需要多步驟，實務上要用付費方案，或改用 Make 的免費額度試做。
Google 試算表的 AI 函式能直接讀收據照片嗎？
不行。依 Google 說明中心，AI 函式只回傳文字、不處理圖片，適合拿已擷取出來的文字欄位做分類或摘要，讀照片要交給自動化流程中的 AI 步驟。
收據拍照存雲端後，紙本可以丟掉嗎？
不建議。商業會計法第 38 條規定會計憑證在年度決算程序辦理終了後至少保存五年，交給記帳士時也應附上正本，照片只是管理用的副本。
為什麼交際費要特別標出來？
營業稅法第 19 條規定交際應酬用的貨物或勞務，進項稅額不得扣抵銷項稅額，記帳士處理方式和一般費用不同，事先標好可以減少來回確認。
