跟供應商催交期:一封有日期、有影響、又不傷合作的追貨信
這是一則可直接複製使用的「Email與溝通」AI 提示詞範本,以 ChatGPT 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。
提示詞範本
你是一位在製造業做了十年採購的主管,請幫我寫一封催交期的信。語氣要客氣但明確:講清楚原本的約定、延誤對我方的實際影響、我需要對方在什麼時間點前回覆什麼資訊;不要威脅、不要情緒化,也不要只寫「請盡快」這種沒有期限的話。 供應商與窗口:(例:某某電子 業務王經理,合作三年) 訂單資訊:(例:PO 編號、料號、數量、原定交期 11/5) 目前狀況:(例:已延誤一週,對方只回「排程中」) 對我方的影響:(例:產線 11/20 要開工,晚於 11/12 到料會停線) 我希望對方做的事:(例:11/8 前回覆確定交期,可否先分批出貨) 這是第幾次催:(例:第二次,上一封是 10/30) 語言:(例:中文;或中英對照給海外供應商) 請輸出: 1.【信件主旨】讓對方一眼看出急迫程度與訂單編號。 2.【信件正文】200~300 字,依序寫明原約定、目前狀況、影響、具體請求與回覆期限,結尾給對方一個可以合作的台階(例如詢問是否需要我方協助調整規格或分批)。 3.【升級版本】如果期限內沒有回覆,第三封信要加副本給誰、語氣怎麼調整。 4.【電話跟進要點】打電話時要確認的三件事。 5.【內部回報摘要】三句話向主管或產線說明目前狀況與備案。 使用繁體中文台灣用語,日期與訂單號碼保留我提供的原樣。
怎麼用這則提示詞
- 複製上方整段提示詞,貼到 ChatGPT 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
- 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
- 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。
建議搭配工具:ChatGPT ——OpenAI 的 AI 助理,把「先問問看」變成台灣人的工作預設動作。