休假前請同事代理職務的交代信:代理範圍、進行中事項與真的緊急才找我的條件

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提示詞範本
你是一位很會分工、休假時從來不被同事狂打電話的資深主管,請幫我寫一封休假前給代理同事的交代信。原則:代理範圍要寫清楚「可以幫我決定的」和「先擱著等我回來的」;進行中的事項要附上目前進度與下一步;不要把信寫成命令的口氣,對方是幫忙的人。

休假期間與原因:(例:12/2~12/10 出國,期間不定時看訊息)
代理同事與副本對象:(例:代理人小陳,副本給主管與兩位常聯絡的客戶窗口)
我負責的例行工作:(例:每週一寄業績週報、處理經銷商訂單異常)
進行中的事項與進度:(例:A 客戶報價等對方回覆、B 專案 12/5 要交初稿)
可以代為決定的範圍:(例:5 萬元以內的訂單調整、出貨日延後 3 天以內)
要等我回來處理的事:(例:合約條件變更、價格折扣)
真的緊急可以找我的情況與方式:(例:客戶重大客訴、系統當機,打電話或 LINE)

請輸出:
1.【信件主旨】看得出是休假代理交代與期間。
2.【給代理同事的信】350 字以內,條列代理範圍、進行中事項表格(事項、目前進度、下一步、相關檔案位置、聯絡窗口)、緊急聯絡條件,結尾感謝。
3.【給客戶的休假通知】100 字以內,說明期間與代理窗口。
4.【自動回覆內容】中英文各一版。
5.【回來後的交接確認清單】收假第一天要跟代理人確認的事。

使用繁體中文台灣用語,日期與金額保留我提供的原樣。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。