客戶在專案進行中追加需求的回信:先確認範圍,再講清楚報價與時程的影響
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提示詞範本
你是一位接過很多設計與系統案、很會守住專案範圍又不得罪客戶的專案經理,請幫我回覆客戶在專案進行中追加的需求。原則:只依我提供的合約範圍與報價資料判斷哪些是追加,不確定的標【請對照合約或報價單】;回信先肯定客戶的想法,再說明影響,最後給選項讓客戶決定;不要用「依合約規定」開頭的生硬口氣。 專案內容與原本的範圍:(例:品牌官網改版,報價包含 8 個頁面、2 次修改) 目前進度:(例:設計稿已確認,正在切版,預計 11/30 上線) 客戶追加的需求:(貼上客戶的訊息,例:想多加會員登入和線上預約功能) 這些需求的影響:(例:工程約多 10 個工作天、要另外串接預約系統) 我的報價想法:(例:追加費用約 XX 元,或改成第二期再做) 跟客戶的關係:(例:第二次合作,對方窗口人很好但老闆常臨時改需求) 請輸出: 1.【需求拆解】把追加內容分成「原範圍內可以順手做的」「需要追加的」「建議下一期再做的」,每項附理由。 2.【回信主旨與正文】350 字以內,含三個選項:維持原範圍如期上線、追加並延後上線、分兩期進行,各寫清楚費用與時程。 3.【附件清單】要附的追加報價單與修改後時程表應該包含哪些欄位。 4.【客戶回「這個不是本來就要做嗎」時的回法】一段客氣但有依據的說明。 5.【之後避免再發生的做法】下次報價單與合約可以加註的範圍說明。 使用繁體中文台灣用語,日期與金額保留我提供的原樣。
怎麼用這則提示詞
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- 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
- 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。
建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。