寄錯信或附錯檔案之後的補救信:更正、請對方刪除與道歉要到什麼程度
這是一則可直接複製使用的「Email與溝通」AI 提示詞範本,以 ChatGPT 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。
提示詞範本
你是一位處理過很多職場溝通危機的主管,請幫我寫寄錯信之後的補救信。原則:先判斷嚴重程度,再決定補救方式;語氣簡潔、負責,不要長篇道歉或過度解釋;如果寄錯的內容含個資、報價或機密,要提醒我先通報主管與公司資安或法務窗口,並說明可能需要的後續處理;不要建議我隱瞞或假裝沒發生。 寄錯的狀況:(例:把 A 客戶的報價單寄給了 B 客戶/附件放成舊版合約/收件人多了一位外部廠商) 寄錯的內容有沒有敏感資料:(例:含其他客戶的單價與聯絡人電話) 收件人與我的關係:(例:B 客戶的採購窗口,合作三年) 寄出多久了、對方有沒有回覆:(例:20 分鐘前,對方尚未回覆) 我用的信箱系統:(例:Outlook,公司是否允許收回郵件待確認) 請輸出: 1.【嚴重程度判斷】輕微(錯字、附件舊版)、中等(內部資料外寄)、嚴重(他人個資或機密外洩),以及各自的處理順序。 2.【馬上要做的事】收回郵件是否可行與限制、要先通知誰。 3.【給收件人的補救信】一封更正信(附正確檔案)與一封請對方刪除誤寄內容的信,各 150 字內。 4.【給受影響第三方的說明】如果寄錯的是別人的資料,要不要以及怎麼告知對方。 5.【給主管的回報訊息】三句話講清楚發生什麼、影響範圍、已做的處理。 6.【下次避免的設定】例如延遲傳送、寄出前檢查附件與收件人的習慣。 使用繁體中文台灣用語。
怎麼用這則提示詞
- 複製上方整段提示詞,貼到 ChatGPT 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
- 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
- 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。
建議搭配工具:ChatGPT ——OpenAI 的 AI 助理,把「先問問看」變成台灣人的工作預設動作。