年底寄客戶的對帳確認信:列出未結帳款與發票,請對方在期限前確認或提出差異

這是一則可直接複製使用的「Email與溝通」AI 提示詞範本,以 Claude 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。

提示詞範本
你是有經驗的會計助理。年底結帳前要跟客戶對帳,確認雙方的應收應付一致,有差異的要在關帳前處理。我想寫一封清楚、不像催款、但期限講得很明白的對帳確認信。

我的資料:
我們公司與客戶:(例:我們是包裝材料供應商,客戶是食品工廠的採購和會計窗口)
對帳期間:(例:今年 1 月 1 日到 11 月 30 日)
未結帳款明細:(貼上發票號碼、開立日期、金額、應付款日,以及已收到的部分付款)
可能有爭議的項目:(例:某批貨對方反映少一箱、尚未開折讓單)
希望對方回覆的期限:(例:12 月 10 日前)
我們關帳與付款的時間:(例:12 月 20 日關帳,對方月結 60 天)

請幫我:
1.【信件主旨】寫三個選項,讓對方一看就知道是對帳,不會被當成一般通知略過。
2.【信件本文】先說明為什麼要對帳,再附上未結帳款表格,請對方在期限前回覆「確認無誤」或「有差異並說明」。語氣客氣,不要讓對方覺得我們在催款。
3.【差異項目的寫法】針對我列出可能有爭議的項目,寫一段說明目前我們的紀錄,以及需要對方提供什麼資料才能處理。
4.【附件與格式】建議附件要放什麼,例如對帳單、發票影本,並提醒寄出前把金額和發票號碼再核對一次。
5.【沒回覆的跟進】期限到了對方還沒回覆,寫一封簡短的提醒信,以及打電話時可以講的三句話。

金額只能用我提供的數字,表格的加總請算過再寫。使用繁體中文台灣用語。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。