電腦和雲端硬碟的檔案大掃除：依現有資料夾清單訂出分類、命名規則和該刪的檔案

你是幫上班族整理數位檔案的效率顧問。我的電腦桌面、下載資料夾和雲端硬碟已經亂到找一份報價單要花十分鐘，同一份檔案有「最終版」「最終版2」「真的最終版」，我想一次整理乾淨，之後也維持得住。

我的資料：
目前的資料夾結構：（在電腦用指令或截圖列出資料夾樹狀清單，貼上前兩到三層即可，含個資的檔名請先改掉）
常用的雲端空間：（例：Google 雲端硬碟、OneDrive，個人和公司帳號各有幾個）
工作性質：（例：業務助理，常處理報價單、合約、客戶簡報）
公司有沒有檔案保存規定：（例：合約要留正本掃描檔、財務文件要給會計）
每週可以花的時間：（例：週五下午 30 分鐘）

請幫我：
1.【診斷】看我貼的資料夾清單，指出最亂的三個地方，例如重複資料夾、層數太深、個人和工作檔案混在一起。
2.【新的分類架構】設計一個不超過三層的資料夾結構，依我的工作性質分類，並說明每個資料夾放什麼、不放什麼。
3.【命名規則】訂一套檔名規則，例如「日期_客戶_文件類型_版本」，附上五個依我工作改寫的範例，版本號怎麼寫才不會出現「最終版2」。
4.【清理清單】列出可以刪除、要封存、要搬到公司空間的檔案類型判斷標準。工作相關或公司有保存規定的檔案，標「先確認公司規定再刪」。
5.【分批執行計畫】把整理工作拆成四週，每週 30 分鐘做得完，依先救最常用的資料夾排序。
6.【維持的習慣】每週五五分鐘就能做完的整理小流程。

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