ผู้จัดการใช้ AI เขียนประเมินผลงาน เตรียมการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว: สิ่งที่สามารถมอบให้ AI ทำได้และสามเรื่องที่ไม่ควรมอบให้

ในสัปดาห์ที่สองของเดือนธันวาคม ผู้อำนวยการฝ่ายขายของโรงงานเครื่องจักรแม่นยำในเมืองชุนชิง ชื่อจิวี ได้ทำเครื่องหมายวันสองวันเต็มบนปฏิทินเป็นสีแดง: ต้องส่งประเมินผลงานของแปดพนักงานก่อนวันศุกร์ และเริ่มการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวในวันจันทร์ถัดไป เขาเปิดไฟล์ของปีที่แล้วและพบว่าคำวิจารณ์ของเขาต่อทุกคนเกือบเหมือนกัน—“ทัศนคติในการทำงานจริงจัง ยังมีพื้นที่สำหรับพัฒนา”

หนึ่งในพนักงานถามเขาในช่วงสัมภาษณ์ปีที่แล้วว่า “ผมต้องพัฒนาตัวเองที่ไหนจริง ๆ?” เขาไม่สามารถตอบได้

นี่เป็นเรื่องปกติของผู้จัดการระดับกลางในไต้หวัน การดูแลทีมมักไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม เมื่อถึงช่วงประเมินผลงาน ผู้จัดการต้องพึ่งพาความทรงจำและความประทับใจในการเขียน แต่ AI สามารถช่วยได้จริง แต่ถ้าใช้ผิดจุดอาจทำให้ประเมินดูว่างเปล่าและทำร้ายความรู้สึกของพนักงาน

สรุปสั้น ๆ: สิ่งที่ AI เหมาะกับทำได้ 3 อย่าง

ผมสรุปให้เองว่า ในช่วงประเมินผลงาน ผู้จัดการสามารถมอบงานให้ AI ได้อย่างมั่นใจได้ในสามประเภทนี้:

1. รวบรวมสังเกตการณ์กระจัดกระจายเป็นร่างแบบมีโครงสร้าง
   ข้อมูลที่คุณบันทึกไว้ในสมุดบันทึก มือถือ หรือบันทึกการประชุมแบบตัวต่อตัว AI มีความชำนาญในการจัดประเภทเป็น “จุดแข็ง”, “จุดที่ต้องพัฒนา”, “ตัวอย่างเฉพาะ”

2. ตรวจสอบคำใช้ว่ามีความเฉพาะเจาะจงหรือมีอคติ
   เช่น การบอกพนักงานชายว่า “มีความคิดเห็นชัดเจน” แต่พนักงานหญิงว่า “มีความแข็งแกร่ง” AI จะช่วยจับความแตกต่างที่คุณอาจไม่สังเกตเห็น

3. จำลองบทสนทนาที่ยาก
   ก่อนการสัมภาษณ์ ให้ AI รับบทเป็นพนักงานที่อาจจะโกรธหรือเครียด เพื่อฝึกซ้อม

ขั้นตอนการเขียนร่างประเมินผลงาน

เงื่อนไขเดียวกัน: คุณต้องมีข้อมูล หากคุณไม่บันทึกข้อมูลตลอดปี AI ก็ไม่สามารถช่วยได้ ดังนั้นปีหน้าเริ่มบันทึกสามบรรทัดหลังการประชุมตัวต่อตัว

เมื่อมีข้อมูลแล้ว ให้ทำการลบข้อมูลส่วนบุคคล: เปลี่ยนชื่อพนักงานเป็น “ฝ่ายขาย A”, เปลี่ยนชื่อลูกค้าเป็นรหัส ตัวอย่างเช่น ใช้เครื่องมือ AI ที่ได้รับอนุมัติจากบริษัท เช่น Microsoft Copilot เวอร์ชันองค์กร ซึ่งปลอดภัยกว่าการใช้บัญชีส่วนตัว

คุณเป็นผู้ฝึกสอนผู้จัดการฝ่ายขายในอุตสาหกรรมการผลิตที่มีประสบการณ์ ข้อมูลสังเกตการณ์ของพนักงาน "ฝ่ายขาย A" ในปีนี้ (ลบข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว) :
(วางข้อมูลที่นี่)
ฟอร์มประเมินของบริษัทมีช่อง: การบรรลุเป้าหมายประจำปี, ความสามารถทางวิชาชีพ, การทำงานร่วมกับทีม, สิ่งที่ต้องพัฒนา

ช่วยฉันทำตามนี้:

1. จัดเรียงเป็นร่างประเมินตามช่อง โดยแต่ละช่อง 80–120 คำ
2. ใส่ตัวอย่างเฉพาะจากบันทึกในแต่ละประเมิน หากไม่มีตัวอย่างให้ลบประเมินนั้นออก
3. สิ่งที่ต้องพัฒนาเขียนเป็น "สิ่งที่ทำได้ต่อไป" ไม่ใช่แค่ข้อบกพร่อง
4. ไม่ให้คะแนนหรือระดับ
5. ตรวจสอบว่ามีคำที่อาจมีอคติทางเพศ, อายุ หรือบุคลิกภาพหรือไม่

ข้อ 4 จะเป็นจุดที่ฉันเน้นมาก เพราะการให้คะแนนเป็นการตัดสินของผู้จัดการ ไม่ใช่ AI หากคุณให้ AI แนะนำ “คนนี้ควรได้ B” คุณก็อาจตามโครงสร้างนั้นไปได้โดยง่าย

หลังจากเขียนเสร็จแล้ว คุณสามารถใช้ ChatGPT หรือ Claude เพื่อทำ “การตรวจสอบการแปล” อีกครั้ง: วางร่างกลับไปถามว่า “ถ้าคุณเป็นพนักงานนี้ หลังจากอ่านจะรู้ว่าต้องปรับปรุงอะไรปีหน้าไหม?” หาก AI ตอบยังไม่ชัดเจน แสดงว่าประเมินของคุณยังไม่เฉพาะเจาะจงพอ

ดูหน้าต่างงานประเมินผลงานที่มีช่องเพิ่มเติมได้ที่ หน้าต่างงานประเมินผลงาน

ก่อนการสัมภาษณ์: ให้ AI รับบทเป็นพนักงานของคุณ

ความท้าทายจริง ๆ ของการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวไม่ใช่เนื้อหา แต่คือการตอบสนองในขณะนั้น พนักงานอาจรู้สึกถูกประเมินต่ำ, เริ่มอธิบาย, หรือแม้กระทั่งขอลาออกทันที ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่ผู้จัดการหลายคนจะตกใจเมื่อพบครั้งแรก

โปรดรับบทเป็นพนักงานของฉัน "ฝ่ายขาย A" พื้นหลัง:

• ประสบการณ์ 4 ปี, ผลิตภัณฑ์ประสบความสำเร็จประมาณ 80% แต่การพัฒนาลูกค้าใหม่เกือบหยุด
• เขาเชื่อว่าตัวเองทำงานหนักปีนี้และคาดหวังการเลื่อนตำแหน่ง
• ฉันเตรียมให้คะแนนว่า "ตรงตามความคาดหวัง" ไม่ใช่ "เกินความคาดหวัง"

ตอบกลับด้วยน้ำเสียงที่เขาอาจใช้ รวมถึงความผิดหวังและการโต้แย้ง ฉันจะพูดประโยคหนึ่งแล้วคุณตอบกลับหนึ่งประโยค
หลังจากฝึกซ้อมเสร็จ ให้บอกว่าประโยคไหนของฉันอาจทำให้เขารู้สึกไม่เคารพ

หลังจากฝึกซ้อมสองสามรอบ คุณจะพบว่าการพูดของคุณเปลี่ยนไป: ลดการใช้ประโยคเช่น “คุณไม่กระตือรือร้นพอ” และเพิ่มประโยคเช่น “ฉันเห็นว่าคุณไปเยี่ยมลูกค้าใหม่ในไตรมาสที่สามเพียงสองครั้ง” การเปลี่ยนแปลงนี้มีประโยชน์มากกว่าร่างประเมินใด ๆ

สิ่งที่ไม่ควรมอบให้ AI 3 อย่าง

1. การกำหนดคะแนน
ผลการประเมินมีผลต่อโบนัสปีสิ้น, การปรับเงินเดือน, การเลื่อนตำแหน่ง, หรือการจัดการบุคลากรในอนาคต การตัดสินใจนี้ต้องมาจากผู้จัดการโดยอิงตามข้อเท็จจริงและมาตรฐานของบริษัท และต้องสามารถอธิบายเหตุผลให้พนักงานฟังได้ AI ไม่รู้ว่าต้นทุนเป้าหมายของแผนกคุณเป็นอย่างไร หรืออัตราการจัดสรรของบริษัทในครั้งนี้

2. คำพูดสุดท้ายของข้อเสนอแนะลบ
AI สามารถช่วยเปลี่ยน “ทัศนคติแย่” เป็น “มีการประชุมกับลูกค้าในไตรมาสที่แล้วล่าช้าเกิน 15 นาที” ได้ แต่คำพูดสุดท้ายที่คุณต้องออกเสียงนั้นต้องเป็นคำที่คุณเข้าใจและรับผิดชอบได้ พนักงานจะรู้ได้ว่าคำไหนมาจากหัวหน้าจริง ๆ และคำไหนเป็น “สูตรสำเร็จ”

3. ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน
สุขภาพ, ปัจจัยครอบครัว, เหตุผลการลา, แม้จะเกี่ยวข้องกับผลงานก็ตาม ไม่ควรใส่ในบทสนทนาทั่วไปกับ AI ข้อมูลส่วนบุคคลมีข้อบังคับตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และระบบ HR ของบริษัทมักมีการควบคุมสิทธิ์ ไม่ควรละเมิดเพื่อความรวดเร็ว

บริษัทที่มีระบบอย่างเป็นระบบทำอย่างไร

ถ้าบริษัทของคุณใช้ระบบการจัดการประสิทธิภาพที่มีฟังก์ชัน AI อยู่แล้ว ระบบสามารถสร้างร่างประเมินจากบันทึกการประชุมตัวต่อตัว, ความเห็น, และความก้าวหน้าของเป้าหมายตลอดทั้งปีได้โดยตรง ทำให้ขั้นตอนการจัดเตรียมข้อมูลลดลงมาก ระบบต่าง ๆ มีวิธีและนโยบายข้อมูลที่แตกต่างกัน คุณอาจดูเปรียบเทียบฟังก์ชัน AI ของ Lattice, Culture Amp, Leapsome และอ่านคำแนะนำเกี่ยวกับการเตรียมการประเมินตนเองของพนักงานที่ วิธีเขียนประเมินตนเองปีสิ้นปี เพื่อเข้าใจว่าควรคาดหวังอะไรจากเอกสาร

สรุปจาก TheAI Academy

การใช้ AI เพื่อเขียนประเมินผลงานของผู้จัดการมีคุณค่าที่สุดคือการบังคับให้คุณนำตัวอย่างมาอย่างชัดเจน AI จะถาม “หลักฐานของประโยคนี้คืออะไร?” ซึ่งเป็นสิ่งที่ประเมินหลายครั้งขาดไป แต่การให้คะแนน, การแจ้งข่าวร้าย, หรือการจัดการอารมณ์ของคนเป็นงานหลักของผู้จัดการ ไม่ควรเอาไปมอบให้ AI

คำแนะนำ: ให้ AI ช่วยเปลี่ยน “ทัศนคติไม่กระตือรือร้น” เป็น “ไปเยี่ยมลูกค้าใหม่ในไตรมาสที่สามเพียงสองครั้ง” นี่คือจุดที่ AI มีคุณค่า แต่การกำหนดคะแนนให้เขาควรเป็นของคุณเอง และอธิบายเหตุผลอย่างชัดเจนเมื่อพบหน้าพนักงาน

แหล่งข้อมูล

• ฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ: กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
• แนะนำอย่างเป็นทางการของ Lattice AI