Pengurus Menggunakan AI untuk Menulis Penilaian, Menyiapkan Temu Bual Satu‑satu: Apa yang Boleh Diserahkan Kepada AI, Tiga Perkara yang Tidak Boleh

Pada minggu kedua bulan Disember, seorang ketua bahagian jualan di sebuah kilang mesin presisi di Taichung, Zhih‑Wei, menandakan dua hari penuh dalam kalendarnya dengan warna merah: penilaian lapan orang bawahan mesti dihantar sebelum Jumaat, dan pada Isnin berikutnya akan memulakan temu bual satu‑satu. Dia membuka fail tahun lepas dan mendapati ulasan yang diberikan kepada setiap orang hampir serupa — “Sikap kerja serius, masih ada ruang untuk penambahbaikan”.

Seorang daripada bawahan itu semasa temu bual tahun lalu terus bertanya, “Ketua, saya sebenarnya perlu memperbaiki apa?” Jawapannya tidak begitu jelas.

Inilah rutin harian banyak pengurus pertengahan di Taiwan. Kebanyakan tidak mendapat latihan yang memadai dalam mengurus orang, jadi bila musim penilaian tiba, mereka hanya mengandalkan ingatan dan tanggapan semata‑mata. AI memang boleh membantu dalam situasi ini, tetapi jika digunakan pada tempat yang salah, ia malah boleh menjadikan penilaian lebih kosong dan bahkan menyakiti perasaan pekerja.

Kesimpulan Dahulu: Tiga Perkara AI Sesuai Lakukan

Saya telah menyenaraikan tiga jenis kerja yang boleh dipercayakan kepada AI semasa musim penilaian:

1. Menyusun pemerhatian terpecah‑pecah menjadi draf berstruktur. Potongan nota dalam buku nota, memo telefon, atau rekod mesyuarat satu‑satu anda boleh diproses oleh AI menjadi kategori “Kekuatan”, “Perlu Ditingkatkan”, dan “Contoh Konkret”.
2. Menyemak penggunaan kata sama ada spesifik atau mengandungi bias. Contohnya, menulis “berpendirian kuat” untuk pekerja lelaki tetapi “agresif” untuk pekerja perempuan; AI lebih mudah mengesan ketidaksamaan ini.
3. Mensimulasikan perbualan sukar. Sebelum temu bual, biarkan AI berperanan sebagai pekerja yang paling mungkin menjadi emosional, supaya anda dapat berlatih terlebih dahulu.

Alur Kerja Menulis Draf Penilaian

Prasyarat tetap: anda mesti mempunyai bahan. Jika sepanjang tahun anda tidak mencatat apa‑apa, AI tidak dapat menyelamatkan anda; mulakan tahun depan dengan menulis tiga baris selepas setiap mesyuarat satu‑satu.

Setelah bahan ada, lakukan pseudonimisasi: ganti nama pekerja dengan “Jualan A”, ganti nama pelanggan dengan kod. Gunakan alat AI yang diluluskan syarikat, seperti versi korporat Microsoft Copilot yang jauh lebih selamat berbanding akaun peribadi.

Anda adalah jurulatih pengurus jualan berpengalaman dalam industri pembuatan. Berikut ialah rekod pemerhatian saya terhadap pekerja "Jualan A" tahun ini (telah dipseudonimkan):
( tampal rekod )
Medan dalam borang penilaian syarikat ialah: Pencapaian Sasaran Tahunan, Kemahiran Profesional, Kerjasama Pasukan, Perkara Perlu Dikembangkan.

Sila bantu saya:

1. Susun draf penilaian mengikut medan, setiap medan 80‑120 perkataan
2. Sertakan contoh konkrit dari rekod untuk setiap penilaian; buang penilaian yang tiada contoh
3. Perkara perlu dikembangkan ditulis sebagai "langkah seterusnya yang boleh diambil", bukan sekadar kelemahan
4. Jangan beri gred atau skor
5. Akhir sekali semak: adakah terdapat kata yang mungkin mengandungi bias jantina, umur atau personaliti

Perkara kelima saya tekankan khusus. Penilaian gred adalah keputusan pengurus, bukan AI. Sekiranya anda membiarkan AI mencadangkan “orang ini patut dapat B”, anda akan cenderung menuruti rangka kerja itu.

Setelah selesai, gunakan ChatGPT atau Claude untuk melakukan “semakan terjemahan”: tampal draf kembali, tanya “Jika anda ialah pekerja ini, adakah anda faham apa yang perlu diperbaiki tahun depan?” Jika jawapan AI masih kabur, penilaian anda belum cukup spesifik. Laman tugas ulasan prestasi menyediakan lebih banyak contoh penulisan mengikut medan.

Sebelum Temu Bual: Biarkan AI Berperanan Sebagai Pekerja Anda

Kesukaran sebenar dalam temu bual satu‑satu bukan pada isi, tetapi pada reaksi masa nyata. Pekerja yang rasa diremehkan, mula membela diri, atau bahkan mengumumkan ingin berhenti, adalah situasi yang membuat banyak pengurus panik pada kali pertama.

Sila berperanan sebagai pekerja saya "Jualan A". Latar belakang:

• Pengalaman 4 tahun, tahun ini kadar pencapaian jualan kira‑kira 80%, tetapi pengembangan pelanggan baru hampir terhenti
• Dia rasa tahun ini sangat mencabar dan mengharapkan kenaikan pangkat
• Saya akan memberi gred "memenuhi jangkaan", bukan "melebihi jangkaan"
  Sila balas dengan nada yang mungkin dia gunakan, termasuk kekecewaan dan bantahan. Saya akan berkata satu bahagian, anda balas satu bahagian.
  Selepas latihan, sila nyatakan beberapa ayat saya yang mungkin membuatnya rasa tidak dihargai.

Selepas dua atau tiga pusingan latihan, anda akan dapati cara bercakap anda berubah: lebih kurang menggunakan ayat seperti “Anda tidak cukup proaktif” dan lebih banyak menyebut fakta seperti “Saya lihat anda melawat pelanggan baru hanya dua kali pada suku ketiga”. Perubahan ini lebih berkesan daripada mana‑mana templat penilaian.

Tiga Perkara yang Tidak Boleh Diserahkan Kepada AI

Pertama, keputusan gred. Keputusan penilaian mempengaruhi bonus akhir tahun, kenaikan gaji, kenaikan pangkat, malah tindakan disiplin. Keputusan ini mesti dibuat oleh pengurus berdasarkan fakta dan piawaian syarikat, serta dapat dijelaskan kepada pekerja. AI tidak mengetahui berat skor matlamat jabatan anda tahun ini, atau nisbah pembahagian syarikat.

Kedua, frasa akhir maklum balas negatif. AI boleh membantu menukar “sikapnya buruk” menjadi “dua kali mesyuarat pelanggan bulan lepas dimulai lewat lebih 15 minit”, yang memang baik. Tetapi ayat terakhir yang diucapkan mestilah versi yang anda fahami dan bersedia tanggungjawab. Pekerja dapat merasakan mana kata yang ikhlas dan mana yang sekadar skrip.

Ketiga, data peribadi lengkap pekerja serta maklumat sensitif. Status kesihatan, faktor keluarga, sebab cuti—walaupun berkaitan dengan prestasi—tidak sepatutnya dimasukkan dalam perbualan AI biasa. Undang‑Undang Perlindungan Data Peribadi mengawal pengumpulan dan penggunaan data orang lain; sistem HR syarikat biasanya mempunyai kawalan akses, jadi jangan melangkau prosedur demi kepantasan.

Cara Syarikat Berstruktur Mengendalikan Ini

Jika syarikat anda sudah menggunakan sistem pengurusan prestasi berkuasa AI, sistem tersebut boleh menghasilkan draf penilaian secara automatik daripada rekod satu‑satu, maklum balas, dan kemajuan matlamat sepanjang tahun—mengurangkan beban penyusunan bahan. Setiap platform mempunyai pendekatan dan polisi data yang berbeza; rujuk perbandingan ciri AI Lattice, Culture Amp, Leapsome. Untuk bahagian pekerja yang menyiapkan penilaian diri, bacalah cara menulis penilaian diri akhir tahun supaya anda tahu bahan apa yang patut dijangka.

TheAI Akademi – Ringkasan & Ulasan

Pengurus yang menggunakan AI untuk menulis penilaian paling berharga ialah memaksa diri mereka menyertakan contoh konkrit. AI akan terus menanyakan “apa bukti bagi kenyataan ini”, yang merupakan apa yang sering hilang dalam penilaian. Namun memberi skor, menyampaikan berita buruk, dan mengurus emosi pekerja tetap merupakan teras kerja pengurus—tidak boleh dioutsourcing.

Ulasan: Biarkan AI menukar “tidak proaktif” menjadi “dua lawatan pelanggan baru pada suku ketiga”, itulah nilai tambahnya; tetapi berapa mata yang patut diberikan, keputusan itu tetap di tangan anda, dan harus dijelaskan secara langsung.

Sumber

• Pangkalan Data Undang‑Undang Nasional: Undang‑Undang Perlindungan Data Peribadi
• Pengenalan Rasmi AI Lattice