主管用 AI 寫考評、準備一對一面談：哪些事可以交給它，哪三件事不行
年底主管的行事曆，常被八份考評和八場面談塞滿。AI 可以幫你把觀察紀錄整理成草稿、模擬難開口的對話，但評等該打幾分、怎麼面對員工的眼淚，還是得你自己來。
主管用 AI 寫考評、準備一對一面談：哪些事可以交給它，哪三件事不行
十二月第二週，台中一家精密機械廠的業務課長志偉，把行事曆上整整兩天標成紅色：八個部屬的考評要在週五前送出，下週一開始一對一面談。他打開去年的檔案，發現自己給每個人的評語幾乎長得一樣——「工作態度認真，仍有進步空間」。
其中一位部屬去年面談時直接問他：「課長，我到底哪裡要進步？」他答不太出來。
這是很多台灣中階主管的日常。帶人的事情多半沒有被好好訓練過，考評季一到，只能靠印象和記憶硬寫。AI 在這裡確實幫得上忙，但用錯地方，反而會讓考評變得更空洞，甚至傷到人。
先說結論：AI 適合做的三件事
我自己整理下來，主管在考評季可以放心交給 AI 的工作，大致是這三類：
- 把零散觀察整理成結構化草稿。 你平常記在筆記本、手機備忘錄、一對一會議紀錄裡的片段，AI 很擅長把它們歸類成「優勢」「待加強」「具體事例」。
- 檢查用詞是否具體、是否有偏誤。 例如同樣是積極表達意見，對男性部屬寫「有主見」、對女性部屬寫「比較強勢」，這種落差自己很難察覺，請 AI 檢查反而容易抓出來。
- 模擬困難對話。 面談前讓 AI 扮演那位最可能情緒激動的部屬，先演練一次。
寫考評草稿的 Workflow
前提一樣：你手上要有素材。如果你這一年完全沒記錄，AI 也救不了你，明年請從每次一對一會議後記三行開始。
素材有了之後，先做去識別化：部屬姓名改成「業務 A」，客戶名改代號。用公司核准的 AI 工具，像是已開通的 Microsoft Copilot 企業版，比用個人帳號安全得多。
你是一位有經驗的製造業業務主管教練。以下是我對部屬「業務 A」今年的觀察紀錄（已去識別化）：
（貼上紀錄）
公司考評表的欄位是：年度目標達成、專業能力、團隊合作、待發展事項。
請幫我：
1. 依欄位整理成考評草稿，每欄 80～120 字
2. 每一個評價都要附上紀錄裡的具體事例，找不到事例的評價請刪掉
3. 待發展事項要寫成「下一步可以做什麼」，不要只寫缺點
4. 不要給評等或分數
5. 最後檢查：有沒有哪些用詞可能帶有性別、年齡或個性上的刻板印象
第四點我會特別強調。評等是主管的判斷，不是 AI 的。你一旦讓它建議「這個人應該拿 B」，之後很容易就順著它的框架寫下去。
寫完之後，可以用 ChatGPT 或 Claude 再做一次「翻譯檢查」：把草稿貼回去，問它「如果你是這位部屬，讀完會知道明年要改什麼嗎？」如果 AI 的回答也很模糊，代表你的考評還不夠具體。站上 績效評語任務頁 有更多分欄位的寫法。
面談前：讓 AI 扮演你的部屬
一對一面談真正難的不是內容，而是現場的反應。部屬覺得被低估、開始辯解、甚至當場說要離職，這些情境很多主管第一次遇到時會慌。
請扮演我的部屬「業務 A」。背景：
- 年資 4 年，今年業績達成率約八成，但新客戶開發幾乎停滯
- 他自認今年很辛苦，期待升遷
- 我準備給他的評等是「符合期待」，不是「超出期待」
請用他可能的語氣回應我，包括失望與反駁。我說完一段，你再回應一段。
演練結束後，請指出我哪幾句話可能讓他覺得不被尊重。
演練兩三輪後，你會發現自己講話的方式改變了：比較少用「你就是不夠積極」這種評價句，多了「我看到你第三季拜訪新客戶的次數是兩次」這種事實句。這個轉變，比任何考評範本都有用。
三件不該交給 AI 的事
第一，評等決定。 考評結果牽涉到年終獎金、調薪、升遷，甚至未來的人事處分。這種決定必須由主管根據事實與公司標準做出，並且能對部屬說明理由。AI 不知道你們部門今年的目標權重，也不知道公司這次的分配比例。
第二，負面回饋的最終措辭。 AI 可以幫你把「態度很差」改寫成「上季有兩次客戶會議遲到超過十五分鐘」，這是好事。但最後要說出口的那句話，必須是你自己能理解、能負責的版本。部屬聽得出來哪些話是主管真心的、哪些是套好的。
第三，部屬的完整個資與敏感資訊。 健康狀況、家庭因素、請假原因，這些資訊就算跟表現有關，也不要放進一般的 AI 對話裡。個資法對他人資料的蒐集與利用有規範，公司的人資系統通常也有權限控管，不該因為貪快而繞過。
有系統的公司怎麼做
如果你們公司已經在用有 AI 功能的績效管理系統，它可以直接從一整年的一對一紀錄、回饋、目標進度產生考評草稿，素材整理這一步會省很多。各家系統的做法和資料政策差異不小，可以參考 Lattice、Culture Amp、Leapsome 的 AI 功能比較。部屬那一端怎麼準備自評，也建議主管讀一下 年終績效自評怎麼寫，你會更清楚該期待收到什麼樣的材料。
TheAI學院 總結與評語
主管用 AI 寫考評，最大的價值是逼自己拿出事例。AI 會一直追問「這句話的依據是什麼」，而這正是很多考評缺少的東西。但打分數、說壞消息、處理人的情緒，這些是主管這份工作的本體，不能外包。
評語：讓 AI 幫你把「態度不積極」改寫成「第三季拜訪新客戶兩次」，這是它最有價值的地方；但這個人該拿幾分，請你自己決定，並且當面說清楚理由。
資料來源
常見問題
主管可以用 AI 幫部屬打考績嗎？
不建議。AI 適合整理觀察紀錄、檢查用詞是否具體與有無偏誤，但評等牽涉獎金、調薪與升遷，必須由主管依公司標準與具體事實判斷，並能向部屬說明理由。
寫考評時要給 AI 哪些資料？
給去識別化後的觀察紀錄、具體事例與公司考評表欄位即可。部屬姓名改成代號，健康狀況、家庭因素等敏感資訊不要放進對話，並優先使用公司核准的企業版工具。
怎麼用 AI 準備一對一績效面談？
可以請 AI 扮演部屬，提供年資、表現與你準備給的評等，讓它模擬失望或反駁的反應。演練後再請它指出你哪些說法可能讓對方覺得不被尊重。
