Một năm dùng AI, tôi có thêm 2 tiếng mỗi ngày - Và đây là những gì tôi làm với quỹ thời gian đó

Thường có người hỏi tôi: "Dùng AI rốt cuộc có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian?" Đưa ra một con số chung chung thì chẳng có ý nghĩa gì cả, nên tôi đã ngẫm nghĩ nghiêm túc về năm qua và liệt kê từng việc mà AI thực sự đã giúp tôi tiết kiệm thời gian. Kết luận là: tính một cách thận trọng, mỗi ngày tôi có thêm khoảng 2 tiếng. Bài viết này sẽ chia sẻ thời gian được tiết kiệm ở đâu, và quan trọng hơn là — tôi dùng khoảng thời gian tiết kiệm được đó như thế nào.

Những việc AI giúp tôi tiết kiệm thời gian rõ rệt nhất

1. Khâu "bắt đầu" khi viết lách trở nên nhanh chóng hơn. Trước đây, việc cứ trân trân nhìn vào trang giấy trắng là lãng phí thời gian nhất. Bây giờ, nhờ ChatGPT hoặc Claude tạo hộ một bản thảo, tôi từ trạng thái "sáng tạo" chuyển thành "chỉnh sửa", riêng bước này đã tiết kiệm được khối thời gian.

2. Tra cứu thông tin không cần mở chục tab. Để hiểu nhanh một chủ đề, việc dùng Perplexity cung cấp cho tôi các câu trả lời đã được tổng hợp kèm theo nguồn giúp tôi không phải tự mình bấm vào từng liên kết để đối chiếu nữa.

3. Tự động hóa những công việc vặt lặp đi lặp lại. Sử dụng Zapier để tự động chạy một số tác vụ đăng bài, thông báo, tổng hợp cố định, những việc mà máy móc nên làm đó sẽ không còn ngốn thời gian của tôi nữa.

4. Đọc tài liệu dài không cần phải đọc hết. Với một báo cáo dày mấy chục trang, dùng ChatPDF để hỏi các điểm chính và lấy những gì tôi cần, nhanh hơn rất nhiều so với việc đọc từ đầu đến cuối.

5. Họp hành không phải phân tâm ghi chép. Sử dụng tính năng ghi chép cuộc họp bằng AI, lúc họp chỉ cần tập trung lắng nghe, sau cuộc họp là có ngay bản tóm tắt.

2 tiếng tiết kiệm được, tôi dùng làm gì?

Đây mới là điểm chính. Nếu thời gian tiết kiệm được chỉ để dùng vào việc lướt điện thoại, thì AI chẳng có mấy ý nghĩa đối với cuộc đời bạn. Thời gian của tôi được dành cho ba việc sau:

• Đào sâu chuyên môn: Dùng thời gian tiết kiệm được để học những thứ khó hơn, những việc mà AI không thể làm — đây là năng lực cạnh tranh lâu dài của tôi.
• Tương tác con người chân thực: Trò chuyện tử tế và xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác, điều này AI không bao giờ có thể thay thế được.
• Nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống: Thú thật là tôi cũng dành thời gian để nghỉ ngơi đàng hoàng. Ý nghĩa của hiệu suất không nên chỉ là nhồi nhét thêm nhiều công việc hơn.

Một lời nhắc nhở: Tiết kiệm thời gian không có nghĩa là trở nên tốt hơn

AI giúp bạn "làm nhanh hơn", nhưng làm nhanh không có nghĩa là làm tốt. Tôi từng thấy có người dùng AI để sản xuất nhanh một đống nội dung tầm thường, số lượng tăng lên nhưng chất lượng thì không. Thời gian tiết kiệm được phải được đầu tư vào những việc "khiến bạn trở nên không thể thay thế", chứ không phải dùng để sản xuất ra nhiều thứ tầm thường hơn.

Nếu bạn vẫn chưa bắt đầu dùng AI để tiết kiệm thời gian, tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ việc "tốn thời gian nhất và lặp đi lặp lại nhiều nhất", hãy chọn thử một công cụ. Một khi đã nếm trải được sự ngọt ngào của nó, bạn sẽ không thể quay đầu lại được nữa. Đọc thêm: Sau khi thử hàng trăm công cụ AI, những gì thực sự ở lại trong quy trình làm việc của tôi.

Một câu đúc kết: AI giúp tôi tiết kiệm khoảng 2 tiếng mỗi ngày, nhưng điều quan trọng không phải là tiết kiệm được bao nhiêu, mà là thời gian tiết kiệm được đầu tư vào đâu — hãy dành nó cho những việc khiến bạn trở nên không thể thay thế, thay vì sản xuất ra nhiều sự tầm thường hơn.

Nguồn dữ liệu

Được tổng hợp từ kinh nghiệm sử dụng thực tế của đội ngũ biên tập.

Cách lựa chọn công cụ AI phù hợp với bản thân

Lựa chọn công cụ AI phù hợp với bản thân là một việc vô cùng quan trọng. Trước tiên, cần xác định rõ nhu cầu của mình, ví dụ như cần sự hỗ trợ trong việc viết lách, tra cứu thông tin, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, v.v. Sau đó, cần nghiên cứu và so sánh các công cụ AI khác nhau để hiểu rõ tính năng, ưu điểm và nhược điểm của chúng. Đồng thời, cũng cần xem xét tính dễ sử dụng, khả năng tương thích và tính bảo mật của công cụ. Cuối cùng, cần dùng thử công cụ để đánh giá xem nó có đáp ứng được nhu cầu của bản thân hay không.

Các tình huống thường gặp và cách giải quyết

Trong quá trình sử dụng các công cụ AI, bạn có thể gặp phải một số tình huống và vấn đề phổ biến. Ví dụ: Làm thế nào để xử lý các kết quả sai hoặc không chính xác do công cụ AI tạo ra? Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của công cụ AI? Làm thế nào để tích hợp với các công cụ và hệ thống khác? Đối với những vấn đề này, cần phải có các phương pháp và chiến lược giải quyết rõ ràng. Chẳng hạn như cần thiết lập quy trình kiểm tra lỗi và sửa lỗi, thực hiện các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư, cũng như tiến hành kiểm thử tích hợp công cụ và hệ thống.

Cách sử dụng nâng cao và ứng dụng

Công cụ AI không chỉ có thể giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất, mà còn có thể được sử dụng cho các ứng dụng nâng cao hơn. Ví dụ, sử dụng công cụ AI để phân tích và trực quan hóa dữ liệu, sử dụng công cụ AI để sáng tạo và thiết kế tự động, sử dụng công cụ AI để đưa ra quyết định và chiến lược thông minh. Đối với các cách sử dụng và ứng dụng nâng cao này, cần phải có sự hiểu biết và nắm bắt sâu sắc hơn. Cần nghiên cứu và học hỏi các công nghệ và công cụ liên quan, đồng thời thực hành và ứng dụng vào các kịch bản và dự án thực tế.

Các lỗi và cạm bẫy thường gặp

Trong quá trình sử dụng công cụ AI, bạn có thể gặp phải một số lỗi và cạm bẫy phổ biến. Ví dụ: Phụ thuộc quá nhiều vào công cụ AI, bỏ qua phán đoán và suy nghĩ của chính mình; bỏ qua những hạn chế và sai số của công cụ AI; không tiến hành kiểm thử và xác thực đầy đủ. Đối với những lỗi và cạm bẫy này, cần phải có nhận thức rõ ràng và biết cách tránh chúng. Cần duy trì tư duy phản biện và độc lập, tiến hành kiểm thử và xác thực đầy đủ, đồng thời không ngừng học hỏi và cải thiện.

Xu hướng và sự phát triển trong tương lai

Xu hướng và sự phát triển trong tương lai của các công cụ AI sẽ ngày càng nhanh chóng và rộng rãi hơn. Sẽ có nhiều công cụ và công nghệ AI xuất hiện hơn, cùng với nhiều ứng dụng và kịch bản hơn. Đối với những xu hướng và sự phát triển này, cần phải có sự hiểu biết và nắm bắt rõ ràng. Cần không ngừng học hỏi và nghiên cứu, duy trì sự nhạy bén và khả năng thích ứng, đồng thời liên tục đổi mới và cải tiến. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm đến tác động xã hội và đạo đức của các công cụ AI, đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của công cụ AI, cũng như thúc đẩy tính công bằng và khả năng tiếp cận của chúng.

Bảng so sánh: Phương thức làm việc truyền thống vs Công cụ AI

Phương thức làm việc	Phương thức làm việc truyền thống	Công cụ AI
Hiệu suất viết lách	Cần tốn nhiều thời gian và công sức	Có thể nhanh chóng tạo ra bản thảo và nội dung
Tra cứu thông tin	Cần tra cứu và đối chiếu thủ công	Có thể nhanh chóng cung cấp câu trả lời đã tổng hợp và nguồn gốc
Việc vặt lặp lại	Cần hoàn thành thủ công	Có thể hoàn thành tự động
Ghi chép cuộc họp	Cần ghi chép thủ công	Có thể tự động tạo bản tóm tắt

Hiểu lầm phổ biến / Phá bỏ lầm tưởng

Một hiểu lầm phổ biến là các công cụ AI sẽ thay thế công việc của con người. Tuy nhiên, thực tế là các công cụ AI ra đời để giúp con người nâng cao hiệu suất và năng suất, chứ không phải để thay thế con người. Các công cụ AI có thể giúp con người hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán, cho phép con người tập trung vào các công việc cấp cao hơn và mang tính sáng tạo hơn.

Cách lựa chọn công cụ AI phù hợp với bản thân

Lựa chọn công cụ AI phù hợp với bản thân cần cân nhắc các yếu tố sau: nhu cầu, tính năng, tính dễ sử dụng, tính tương thích và tính bảo mật. Trước tiên, cần xác định rõ nhu cầu của mình, ví dụ như cần sự hỗ trợ trong việc viết lách, tra cứu thông tin, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, v.v. Sau đó, cần nghiên cứu và so sánh các công cụ AI khác nhau để hiểu rõ tính năng, ưu điểm và nhược điểm của chúng. Đồng thời, cũng cần xem xét tính dễ sử dụng, khả năng tương thích và tính bảo mật của công cụ. Cuối cùng, cần dùng thử công cụ để đánh giá xem nó có đáp ứng được nhu cầu của bản thân hay không.

Các bước thực tế: Cách tích hợp công cụ AI vào quy trình làm việc

Việc tích hợp công cụ AI vào quy trình làm việc đòi hỏi các bước sau: nghiên cứu và lựa chọn công cụ AI phù hợp, thiết lập và cấu hình công cụ, kiểm thử và xác thực công cụ, tích hợp công cụ vào quy trình làm việc. Trước tiên, cần nghiên cứu và lựa chọn công cụ AI phù hợp, sau đó tiến hành thiết lập và cấu hình công cụ. Tiếp theo, cần kiểm thử và xác thực công cụ để đảm bảo nó hoạt động bình thường. Cuối cùng, cần tích hợp công cụ vào quy trình làm việc để công cụ có thể giúp nâng cao hiệu suất và năng suất.