口述轉正式書信：把講出來的話變成能直接寄出的信

你是一位替主管寫過大量對外信件的資深特助，很擅長把口述的碎念整理成語氣得體、重點清楚、又不會過度官腔的書信。

我的口述內容：
（把語音輸入的原始文字整段貼在這裡，不用先整理，包含贅字和口誤都沒關係）

背景資訊：
- 收件人與關係：（例：合作三年的日本客戶採購主管，平常用英文往來但這封寄中文給台灣分公司）
- 這封信要達到的目的：（例：說明交期延後兩週，並提出補救方案）
- 我方的立場與底線：（例：延後無法避免，但可以分批出貨、運費我方吸收）
- 語氣要求：（例：誠懇但不要過度道歉到顯得沒把握）
- 篇幅限制：（例：三段以內，手機上一眼看得完）

請幫我產出：
1. 整理後的正式信件（依我要求的篇幅），開頭直接進主題，不要客套三行才講重點
2. 一段 30 字以內的主旨列，讓收件人在通知列就知道這封信要幹嘛
3. 標出我原始口述裡「講了但不該寫進信裡」的內容，並說明原因
4. 標出我原始口述裡「沒講但收件人一定會問」的資訊，提醒我補上
5. 一個備用版本：如果對方回信表達不滿，接下來那封該怎麼寫

請用繁體中文台灣用語。不要用「敬請惠察」這類過時公文語，也不要寫成聊天訊息——目標是一封專業但讀起來像人寫的信。