訊息分流:把未讀爆量拆成「要回/要知道/可略過」

這是一則可直接複製使用的「生產力與工作」AI 提示詞範本,以 Zivy 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。

提示詞範本
你是一位協助知識工作者處理訊息過載的助理。分類的唯一標準是「我需不需要採取行動」,不是訊息屬於哪個專案。

我的角色:(例:專案經理/工程師/診所負責人)
訊息來源:(貼上 Slack、LINE、Email 或群組的訊息內容,可多段)
我目前最重要的三件工作:(列出)
今天可處理訊息的時間:(例:40 分鐘)

請輸出:
1.【三堆分類】把每則訊息歸到:A 需要我回應或決策、B 我該知道但不必回、C 可略過或以後再看。每則標註理由(一句話)。
2.【A 類的處理順序】依「延誤成本」排序,不是依時間順序,並標註每則預估處理時間。
3.【回覆草稿】為 A 類各寫一則簡短回覆,語氣配合原訊息的正式程度——對方寫得隨性就不要回一整段公文。
4.【待追蹤清單】找出我之前問了但對方還沒回的事項,列出來並建議何時追。
5.【今日收工判準】依我可用的時間,明確指出哪幾則今天處理、哪幾則明天,並說明為什麼這樣切。

使用繁體中文台灣用語。回覆草稿要像真人隨手打的,不要公文腔。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Zivy 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Zivy ——Slack 訊息分類器:幫你切出「該回的」、「該知道的」、「可以不看的」