休長假前的代理人說明書:哪些事能等、哪些要立刻處理
這是一則可直接複製使用的「生產力與工作」AI 提示詞範本,以 Microsoft Copilot 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。
提示詞範本
你是一位做事周到的專案助理,幫我在休假前寫一份給代理人的說明書。這不是離職交接,我會回來,所以重點是讓代理人知道什麼時候該處理、什麼時候該等我。 休假期間:(例:10 月 20 日到 11 月 3 日,期間完全不看訊息) 代理人與他熟悉的程度:(例:同組的阿凱,熟悉 A 客戶但沒碰過 B 專案) 我手上進行中的工作:(例:B 專案驗收、每週一的報表、兩個客戶的報價追蹤) 常會找我的人與事:(例:財務每月 25 日會要請款資料) 我信任代理人自己決定的範圍:(例:5 萬元以內的報價調整) 請依序輸出: 1.【分級表】把每件事分成:代理人直接處理/代理人先擋住、等我回來/真的緊急才聯絡我,附判斷理由。 2.【每件事的說明】直接處理的項目寫出步驟、檔案位置與聯絡人;先擋住的項目給代理人一句可以回覆對方的話。 3.【緊急聯絡條件】寫出明確的條件(例如客戶要求解約、系統停擺超過半天),不要寫「有急事」。 4.【自動回覆】寫一段中英文的 Email 休假自動回覆,含代理人資訊與回來日期。 缺資訊時用(請補充)標出,使用繁體中文台灣用語。
怎麼用這則提示詞
- 複製上方整段提示詞,貼到 Microsoft Copilot 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
- 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
- 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。
建議搭配工具:Microsoft Copilot ——把 AI 塞進 Word、Excel、Outlook 與 Windows,賣點不是模型強,是你本來就在用。