EventsAir

Lão làng đến từ Úc với bốn trăm nghìn sự kiện, quy trình duyệt bài và hội nghị học thuật làm đặc biệt sâu

Contact for pricing Australia

Hội nghị học thuật và đại hội doanh nghiệp là hai giống loài khác nhau. Hội nghị học thuật phải nhận bản tóm tắt bài nộp, phải chạy bình duyệt đồng cấp, phải xếp chương trình nhiều luồng không xung đột, phải xử lý trợ cấp đi lại cho diễn giả — những quy trình này phần mềm sự kiện doanh nghiệp phần lớn làm không tốt. EventsAir là một trong số ít nền tảng làm sâu mảng này.

Tính năng và tình huống sử dụng

Nó chia tính năng thành bốn giai đoạn. Plan: quy trình đăng ký, quản lý bản tóm tắt bài nộp, phối hợp diễn giả, dựng chương trình, theo dõi ngân sách. Engage: ứng dụng di động tùy chỉnh, gamification, giao lưu người tham dự, ghép cuộc gặp theo sở thích. Deliver: check-in làm thẻ, thu thập danh sách nhà tài trợ, phát trực tiếp hybrid. Scale: phân tích, tái sử dụng nội dung, sao chép sự kiện, theo dõi ROI.

Tính năng "sao chép sự kiện" nhìn thì không nổi bật, nhưng với hiệp hội tổ chức cùng một đại hội thường niên mỗi năm thì là công cụ tiết kiệm thời gian: sao chép nguyên gói thiết lập của năm ngoái, chỉ đổi ngày và diễn giả.

Phần AI gọi là Air Intelligence, là một bộ trợ lý sự kiện AI, trong đó Planner Assistant cho phép người dùng truy vấn dữ liệu sự kiện bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Về quy mô đã phục vụ hơn 400 nghìn sự kiện, khách hàng gồm Microsoft, tập đoàn Accor, Danone, King's College London, cùng các tổ chức tổ chức hội nghị chuyên nghiệp (PCO) đủ loại. Từ các khách hàng như chính quyền thành phố Sydney, Đại học Sydney có thể thấy gốc rễ Úc và định hướng hội nghị học thuật của nó.

Quản lý bản tóm tắt bài nộp (abstract management) là điểm khác biệt lớn nhất so với vài sản phẩm phía trước. Đại hội học thuật thường nhận hàng nghìn bản tóm tắt, phải phân cho người phản biện, tổng hợp điểm chấm, quyết định báo cáo miệng hay poster — quy trình này không có công cụ chuyên dụng, dựa vào Excel là thảm họa.

Tính phù hợp với Việt Nam: các hội y khoa, hội kỹ thuật ở Việt Nam mỗi năm đều tổ chức đại hội lớn, lượng bài nộp nhiều, quy trình duyệt phức tạp, đây chính là chiến trường chủ lực của EventsAir. Điều cần xác nhận vẫn là hỗ trợ tiếng Việt và cổng thanh toán bản địa.

Tính năng chính

Quản lý bản tóm tắt bài nộp và quy trình bình duyệt đồng cấp
Ứng dụng di động tùy chỉnh và ghép người tham dự theo sở thích
Air Intelligence: trợ lý sự kiện AI và truy vấn ngôn ngữ tự nhiên
Sao chép sự kiện: dùng lại nguyên gói thiết lập năm ngoái
Check-in làm thẻ, thu thập danh sách nhà tài trợ và phát trực tiếp hybrid
Phân tích sau sự kiện, tái sử dụng nội dung và theo dõi ROI

Ưu điểm

Quy trình nộp và duyệt bản tóm tắt là nhu cầu cứng của hội nghị học thuật, sản phẩm cùng loại hiếm ai làm sâu đến vậy
Tính năng sao chép sự kiện cực kỳ tiết kiệm thời gian cho hiệp hội tổ chức đại hội thường niên cố định
Kinh nghiệm 400 nghìn sự kiện và tệp khách PCO, độ trưởng thành quy trình cao

Nhược điểm

Không công khai giá, cần hỏi giá
Hỗ trợ tiếng Việt và kết nối cổng thanh toán bản địa cần xác nhận theo từng trường hợp
Tính năng đầy đủ nhưng giao diện hơi truyền thống, làm quen cần thời gian

Trường hợp sử dụng

Đại hội thường niên và nộp bản tóm tắt của các hội chuyên môn như y khoa, kỹ thuật
Hội thảo quốc tế lớn có chương trình nhiều luồng
Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp (PCO) quản lý đồng thời nhiều sự kiện
Sao chép và kế thừa thiết lập đại hội thường niên tổ chức cố định hằng năm

Ghi chú biên tập

Tôi luôn thấy hội nghị học thuật là mảng bị phần mềm sự kiện bỏ quên lâu nhất — vì người tổ chức là giáo sư và nghiên cứu sinh, không có ngân sách cũng chẳng có tiếng nói, kết cục là mỗi năm lặp lại việc dùng Excel hành hạ chính mình. Việc EventsAir chịu làm sâu quy trình vừa chi tiết vừa khó như duyệt bản tóm tắt là điều khá đáng nể. Nếu các hội ở Việt Nam thực sự muốn triển khai, gợi ý của tôi là trước hết tính ra các con số "năm nay có bao nhiêu bài nộp, duyệt mất bao lâu, bao nhiêu người phải điền lại dữ liệu", lấy đó đi bàn ngân sách mới có sức thuyết phục.

Câu hỏi thường gặp

Đại hội của các hội chuyên môn ở Việt Nam dùng được không?

Xét về nhu cầu quy trình thì rất phù hợp — nộp bản tóm tắt, bình duyệt đồng cấp, chương trình nhiều luồng chính là những việc các hội y khoa, hội kỹ thuật ở Việt Nam làm hằng năm, mà phần lớn vẫn đang chống chọi bằng Excel cộng email. Rào cản thực tế là mức độ hoàn thiện của giao diện tiếng Việt và kết nối cổng thanh toán bản địa (thu thẻ tín dụng, đối soát chuyển khoản), hai điểm này nên kiểm tra trực tiếp khi demo, đừng chỉ xem trình bày tính năng.

Khác gì so với Cvent?

Định hướng khác nhau. Điểm mạnh của Cvent nằm ở sự kiện doanh nghiệp, ghép nối địa điểm và quy mô dữ liệu; điểm mạnh của EventsAir nằm ở độ sâu quy trình của hội nghị học thuật và chuyên môn, đặc biệt là nộp và duyệt bản tóm tắt. Nếu bạn tổ chức đại hội doanh nghiệp thường niên, hệ sinh thái Cvent đầy đủ hơn; nếu là đại hội học thuật nhận cả nghìn bài nộp, các tính năng chuyên biệt của EventsAir sẽ tiết kiệm nhiều nhân lực.

Công cụ AI liên quan

實價雷達 HouseTW

Trang tra cứu giá nhà miễn phí tích hợp 3,49 triệu giao dịch thực tế tại Đài Loan cùng các dữ liệu rủi ro ngập lụt, đứt gãy địa chất và hóa lỏng đất trên cùng một bản đồ.

Miễn phí Nổi bật Taiwan 4.6