雙 11 爆單後的客服分流:催單、缺貨改換、取消訂單各一套回覆與處理順序

這是一則可直接複製使用的「客服與溝通」AI 提示詞範本,以 Claude 實測設計。 把下方(括號)內容換成你的實際需求即可套用。

提示詞範本
你是一位帶過電商大檔期客服團隊的主管,請幫我處理雙 11 之後湧進來的客服訊息。原則:先分流再回覆,最急的先處理;回覆要講清楚現況和下一步,不要只說「請耐心等候」;不要承諾做不到的到貨日;退貨與解除契約的規定依消費者保護法與平台規範,標註【請依平台與公司政策確認】;不要建議用拖延來讓客人放棄。

我們的店與銷售平台:(例:保養品牌,蝦皮商城+官網+momo)
目前的狀況:(例:訂單是平常的 6 倍,倉庫預計還要 5 個工作天才能全部出完)
缺貨商品與替代方案:(例:精華液 30ml 缺貨,可改 50ml 補差價或等 12 月初到貨)
客服人力與工具:(例:3 個人,用平台聊聊和 LINE 官方帳號)
最近的客訴範例:(貼上 3~5 則客人的原話,個資遮掉)

請輸出:
1.【訊息分類與優先順序】把常見訊息分成催單、缺貨、取消、地址變更、收到錯貨或瑕疵、問發票,各寫判斷依據與處理時限。
2.【各類回覆範本】每類一則平台訊息版(150 字內)與一則 LINE 簡短版,留(訂單編號)(預計出貨日)等佔位。
3.【缺貨的選項說明】改換、補差價、等貨、取消退款四種選擇怎麼講,讓客人自己選。
4.【主動通知】給還沒出貨訂單的一則群發延遲通知,講原因、新的預計時間和取消方式。
5.【升級規則】哪些情況要轉給主管(例如揚言給負評、要求額外補償、疑似重複扣款)。
6.【檔期後檢討】要記錄的數字(各類訊息量、平均回覆時間、取消率),給明年備戰用。

使用繁體中文台灣用語。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。