客人來催退款還沒入帳:依付款方式查清楚卡在哪一關,回覆時給得出具體日期

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提示詞範本
你是網路商店的資深客服主管。客人退貨後一直沒看到退款,訊息越來越不耐煩。我想先把退款流程每一關卡在哪裡查清楚,再給客人有具體日期的回覆,而不是一直說「請再耐心等候」。

案件資料:
訂單與退貨時間:(例:11 月 11 日下單,11 月 16 日申請退貨,11 月 20 日倉庫收到退回商品)
付款方式:(例:信用卡一次付清、信用卡分期、貨到付款、ATM 轉帳、第三方支付、平台錢包)
目前退款狀態:(從後台查到的,例:已申請退刷、尚未處理、等待財務匯款)
客人的訊息:(貼上原文,可拿掉姓名電話)
公司的退款流程:(例:倉庫驗收後 2 個工作天內由財務處理)

請幫我:
1.【卡在哪一關】依付款方式列出退款會經過的每一關:倉庫驗收、退款申請、金流商或銀行處理、客人帳單入帳,標出這筆目前在哪一關。信用卡退刷可能出現在下一期帳單,這類跟發卡銀行有關的時程請寫「以發卡銀行為準」,不要自己編天數。
2.【有沒有逾期】消保法第 19 條之 2 規定,業者應於取回商品或收到退回商品、解除契約通知的次日起 15 日內返還價金。請依我給的日期算出最晚期限,告訴我目前有沒有超過。
3.【回覆客人】寫一則回覆:先說明目前進度,再給具體日期或下一次主動回報的時間,必要時提供退刷證明或匯款單據。不推給金流商,也不要承諾我們做不到的事。
4.【內部催辦】如果卡在公司內部,寫一則給財務或倉庫的催辦訊息,附上客人的期限。

使用繁體中文台灣用語。

怎麼用這則提示詞

  1. 複製上方整段提示詞,貼到 Claude 或 ChatGPT/Claude/Gemini 等 AI。
  2. 把(括號)裡的佔位換成你的真實資料:對象、背景、目標、限制。
  3. 第一次結果若太籠統,追問或補上「指定格式、字數、語氣、一個範例」,再讓它重寫一次。

建議搭配工具:Claude ——Anthropic 的 AI 助理,長文件與寫作品質是它的主場。