AI Prompt Library

Hãy viết cho tôi một email từ chối "___ (yêu cầu của đối phương)" mà vẫn giữ được mối quan hệ và giữ phép lịch sự, giải thích ngắn gọn lý do. Giọng điệu khéo léo, không quỵ lụy cũng không kẻ cả.

Tôi muốn thúc "___" về tiến độ của "___ (một việc gì đó)" nhưng không muốn tỏ ra hối thúc. Hãy viết cho tôi một email giọng điệu thân thiện nhưng vẫn thúc đẩy công việc hiệu quả.

Dưới đây là một email tôi viết trong lúc nóng giận — hãy viết lại thành phiên bản "nêu rõ lập trường của tôi nhưng chuyên nghiệp và bình tĩnh, để đối phương không nổi nóng."

Email gốc: "___"

Chúng tôi đã gặp "___ (một sự cố)" và cần xin lỗi khách hàng. Hãy viết một thư xin lỗi chân thành, có trách nhiệm, đề xuất một biện pháp khắc phục cụ thể, không nói suông.

Hãy viết cho tôi một email. Người nhận: (ai). Mục đích: (muốn đạt được điều gì). Giọng điệu: (trang trọng/thân thiện). Điểm chính: (các gạch đầu dòng). Bằng tiếng Việt, ngắn gọn và lịch sự.

Một khách hàng đã viết thư phàn nàn về (tình huống). Hãy soạn một câu trả lời đồng cảm, chuyên nghiệp giúp xoa dịu cảm xúc và đề xuất một giải pháp, bằng tiếng Việt.

Hãy tóm tắt chuỗi email dưới đây thành ba phần: "kết luận, việc cần làm, ai chịu trách nhiệm":

(dán chuỗi email)

Tôi cần từ chối (một tình huống, ví dụ lời mời hợp tác / một cuộc họp). Hãy viết một câu trả lời từ chối lịch sự, rõ ràng mà không khiến đối phương khó xử, bằng tiếng Việt.

Trước đó tôi đã gửi một email về (việc) cho (người nhận) nhưng chưa nhận được hồi âm. Hãy viết một lời nhắc lịch sự, không thúc ép giúp thúc đẩy việc này tiến lên, bằng tiếng Việt.

Tôi muốn giới thiệu (sản phẩm/dịch vụ) cho (người/công ty). Hãy viết một email tiếp cận ngắn gọn, cá nhân hóa không giống mẫu có sẵn, tập trung vào vấn đề mà nó có thể giải quyết cho họ.

Tôi cần gửi một email khó viết và cần bạn diễn đạt khéo léo mà không đánh mất lập trường của tôi.

Người nhận và mối quan hệ: (ví dụ: nhà cung cấp đối tác / khách hàng của tôi / quản lý liên phòng ban)
Thông điệp cốt lõi của tôi: (nói thẳng điều bạn muốn nói, ví dụ: "chúng tôi không kịp ngày giao hàng này", "tôi muốn đặt cọc trước")
Bối cảnh: (bổ sung ngữ cảnh)
Kết quả mong muốn: (bạn muốn họ phản hồi ra sao)

Hãy viết cho tôi một email:
1. Tạo thiện chí ở đầu thư — đừng nói tin xấu ngay lập tức.
2. Nêu phần khó nói một cách rõ ràng nhưng tôn trọng, để lối thoát cho phía bên kia.
3. Đề xuất một bước tiếp theo hoặc phương án thay thế cụ thể, khả thi.
4. Giữ sự ấm áp trong mối quan hệ ở phần kết.

Định dạng thư tiếng Việt, không quá khúm núm cũng không quá gay gắt — tự nhiên và khéo léo.

Tôi muốn theo dõi (một tình huống, ví dụ: khách đã dùng thử nhưng chưa mua). Hãy viết một bộ 3 email theo dõi, mỗi email có một trọng tâm và một lời kêu gọi hành động.

Tôi cần viết một thư nhắc thanh toán. Tình huống: khách hàng (tên công ty hoặc cá nhân) có một khoản (số tiền) đã quá hạn (số ngày), và đây là lần nhắc thứ (một/hai/ba). Quan hệ của chúng tôi là (một khách hàng trọng yếu lâu dài / một giao dịch một lần / do bạn bè giới thiệu). Hãy viết một thư với giọng (khéo léo nhưng rõ ràng): 1) đừng trách móc ngay đầu — trước tiên giả định họ có thể chỉ đơn giản quên; 2) nêu rõ số tiền, ngày đến hạn ban đầu, và thông tin chuyển khoản; 3) đưa một hạn chót rõ ràng và các bước tiếp theo; 4) để một đường lui ở phần kết. Đồng thời kèm một thư thứ hai mạnh hơn cho trường hợp "nếu vẫn không có phản hồi".

Hãy viết cho tôi một lá thư khó nói (ví dụ: nhắc thanh toán, từ chối, xin lỗi, xin tăng lương). Yêu cầu: giọng điệu chuyên nghiệp, khéo léo, không quỵ lụy cũng không kẻ cả; nêu rõ điều muốn; quan tâm đến cảm xúc của đối phương mà không mơ hồ; giữ ngắn gọn. Cho tôi một phiên bản trang trọng trước, rồi một phiên bản gần gũi hơn.

Tình huống: "mô tả bạn đang viết thư gì, cho ai, và muốn đạt được điều gì"

Dưới đây là một email tôi nhận được. Hãy soạn thư trả lời, và cho ba phiên bản giọng điệu: trang trọng, thân thiện, và ngắn gọn thẳng thắn. Thư trả lời nên lịch sự, giải quyết các điểm chính của họ, và nêu rõ lập trường hoặc bước tiếp theo của tôi.

Email nhận được:
"dán email nhận được"
Điều tôi muốn truyền đạt: "nhập các điểm chính bạn muốn trả lời"

Hãy viết cho tôi một thông báo nội bộ hoặc đối ngoại (ví dụ: cập nhật chính sách, thông báo sự kiện, bảo trì hệ thống). Yêu cầu: nêu thông tin quan trọng nhất lên đầu (cái gì, khi nào, ai bị ảnh hưởng); gạch đầu dòng các chi tiết chính; giọng điệu rõ ràng, không quan liêu; kết thúc bằng thông tin liên hệ cho các thắc mắc. Cho tôi một phiên bản đầy đủ và một phiên bản súc tích.

Nội dung thông báo: "mô tả điều bạn đang thông báo"

Tôi đã viết tin nhắn dưới đây trong lúc nóng giận — hãy viết lại thành phiên bản bình tĩnh, chuyên nghiệp, tập trung vào sự việc: giữ nguyên yêu cầu cốt lõi của tôi, loại bỏ cảm xúc và đổ lỗi, để đối phương sẵn lòng phản hồi tốt. Cho tôi một phiên bản cứng rắn hơn và một phiên bản nhẹ nhàng hơn.

Tin nhắn gốc của tôi: "dán"

Tôi cần nhắc ai đó trả lời hoặc xử lý một việc — hãy viết một email theo dõi khéo léo: thong thả, không gây áp lực, nhưng nhắc lại rõ ràng yêu cầu và hạn chót để họ dễ phản hồi. Cho tôi một phiên bản theo dõi lần đầu và một phiên bản theo dõi lần hai.

Tình huống: "mô tả bạn đang chờ điều gì và gửi cho ai"

Chúng tôi đã làm hỏng việc và cần viết một thư xin lỗi khách hàng. Hãy: 1) trung thực giải thích chuyện gì đã xảy ra (không đổ lỗi, không tự hạ mình quá mức); 2) nêu biện pháp khắc phục và dòng thời gian; 3) bồi thường cụ thể cho những người bị ảnh hưởng; 4) một câu kết xây dựng lại niềm tin. Cho tôi một phiên bản email và một phiên bản thông báo trên mạng xã hội.

Chuyện đã xảy ra: "mô tả điều gì đã sai và ai bị ảnh hưởng"

Tôi muốn xin báo giá từ vài nhà cung cấp. Hãy viết một thư hỏi giá chuyên nghiệp: 1) liệt kê rõ ràng quy cách và số lượng cần thiết; 2) những mục cần có khi báo giá (đơn giá, thời gian giao hàng, bảo hành, điều khoản thanh toán); 3) giọng điệu chuyên nghiệp để họ coi trọng. Đồng thời nhắc tôi ngoài giá còn cần so sánh những gì.

Nhu cầu mua sắm: "mô tả"

Bạn là một chuyên viên phát triển kinh doanh B2B cấp cao. Hãy viết một email tiếp cận khách hàng lạnh bằng tiếng Việt gửi (chức danh và ngành của khách hàng mục tiêu); sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng tôi là (giới thiệu sản phẩm/dịch vụ), và điểm đau tôi muốn giải quyết cho họ nhất là (điểm đau). Yêu cầu: tiêu đề trong vòng 15 chữ, mở đầu bằng lợi ích cho họ trong một câu, toàn bộ email dưới 150 chữ, kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động ít áp lực (ví dụ: trò chuyện trực tuyến 15 phút). Chuyên nghiệp nhưng không nặng tính bán hàng.

Bạn là một trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng. Một khách hàng viết thư khiếu nại (dán nội dung khiếu nại). Hãy viết một email phản hồi bằng tiếng Việt: xin lỗi chân thành trước và nhắc lại rắc rối của họ để thể hiện sự thấu hiểu, rồi giải thích phương án xử lý của chúng tôi là (bồi thường hoặc giải pháp), và kết thúc bằng một mốc thời gian theo dõi rõ ràng. Giọng chân thành, ấm áp, không đổ lỗi, không quá quỵ lụy, toàn bộ phản hồi trong vòng 200 chữ.

Bạn là một chuyên viên tài chính. Hóa đơn số (số) của khách hàng (tên khách hàng), số tiền (số tiền), đã quá hạn (số ngày) ngày mà chưa thanh toán. Hãy viết một thư nhắc thanh toán bằng tiếng Việt, giữ giọng chuyên nghiệp, lịch thiệp mà không mất lòng, bao gồm: một lời nhắc lịch sự, thông tin thanh toán, hỏi xem có vấn đề gì về thanh toán không, và đưa ra một ngày dự kiến thanh toán rõ ràng. Hãy viết hai phiên bản: một lần nhắc đầu nhẹ nhàng và một lần theo dõi hơi cứng rắn hơn.

Bạn là một quản lý dự án. Hãy viết một email mời họp bằng tiếng Việt gửi (người tham dự); chủ đề cuộc họp là (chủ đề), và mục tiêu là (kết luận cần đạt được). Nó phải bao gồm: thời lượng dự kiến, 2-3 khung giờ gợi ý để họ chọn, một chương trình họp dạng gạch đầu dòng, và tài liệu cần chuẩn bị trước. Giọng súc tích, hiệu quả để người nhận hiểu ngay cần làm gì, toàn bộ email trong vòng 200 chữ.

Bạn là một chuyên gia giao tiếp. Tôi cần lịch sự từ chối yêu cầu (yêu cầu cần từ chối) của (ai) trong khi vẫn giữ mối quan hệ tốt. Hãy viết một phản hồi bằng tiếng Việt: khẳng định họ hoặc bày tỏ lời cảm ơn trước, giải thích vì sao tôi không thể đồng ý (lý do) mà không biện bạch quá mức, đề xuất một phương án thay thế hoặc thỏa hiệp nếu khả thi, và giữ thái độ thân thiện, cởi mở ở phần kết. Giọng chân thành, không qua loa, tránh những lời xin lỗi kiểu mặc cảm tội lỗi, toàn bộ phản hồi trong vòng 150 chữ.

Bạn là một nhân viên kinh doanh. Tôi đã gửi email cho (người nhận) (số ngày trước) về (việc gì) nhưng họ chưa trả lời. Hãy viết một email theo dõi ngắn bằng tiếng Việt: không gây áp lực, tạo lối thoát cho họ, nhắc lại các ý chính và lợi ích lần trước, và hạ thấp rào cản trả lời bằng một câu hỏi dễ trả lời. Toàn bộ email trong vòng 100 chữ, tiêu đề hấp dẫn. Đồng thời cho tôi một phiên bản thứ hai để theo dõi vào tuần kế tiếp.

Bạn là một chuyên gia tư vấn tìm việc. Tôi đang ứng tuyển vị trí (tên vị trí) tại (tên công ty). Nền tảng của tôi là (học vấn/kinh nghiệm và thành tích chính), và điểm mạnh tôi muốn nhấn mạnh nhất là (điểm mạnh). Hãy viết một thư xin việc bằng tiếng Việt: mở đầu bằng lý do tôi đam mê vai trò này, phần giữa dùng con số cụ thể để chứng minh năng lực, giải thích tôi có thể mang lại giá trị gì cho công ty, và kết thúc bằng cách lịch sự đề nghị một buổi phỏng vấn. Giọng tự tin, không màu mè, toàn bộ thư trong vòng 250 chữ.

Bạn là một nhân viên sắp nghỉ việc. Hãy viết một thư báo nghỉ việc chính thức gửi quản lý bằng tiếng Việt: nêu ngày làm việc cuối cùng là (ngày), bày tỏ lòng biết ơn với công ty và đội ngũ, cam kết bàn giao tốt, thái độ chân thành và chuyên nghiệp không phàn nàn. Đồng thời kèm một email chào tạm biệt gửi đồng nghiệp, ấm áp và chân thành, giữ lại thông tin liên hệ về sau. Cả hai đều nên khéo léo và không để lại ấn tượng tiêu cực.

Bạn là một chuyên gia tư vấn bán hàng. Tôi đã gửi một báo giá cho (khách hàng); phương án là (nội dung phương án), số tiền báo giá (số tiền). Hãy viết một email theo dõi đề xuất bằng tiếng Việt: tóm tắt các vấn đề và giá trị mà phương án giải quyết, chủ động giải đáp các nghi ngờ thường gặp (giá hoặc tiến độ), đưa ra một ưu đãi chốt đơn hoặc khuyến mãi có thời hạn (nội dung ưu đãi), và đưa ra một bước tiếp theo rõ ràng. Giọng tích cực nhưng không thúc ép, trong vòng 200 chữ.

Bạn là một dịch giả tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp. Hãy dịch email tiếng Việt dưới đây sang tiếng Anh thương mại chuẩn mực, tự nhiên: (dán email tiếng Việt). Yêu cầu: tuân theo phép lịch sự của thư từ thương mại tiếng Anh, dùng từ khéo léo không cứng nhắc, giữ nguyên ý nghĩa và giọng điệu gốc, và dịch cả tiêu đề. Sau khi dịch, hãy chỉ ra riêng 1-2 chỗ trong bản gốc của tôi có thể chưa đủ lịch sự hoặc chưa rõ và gợi ý điều chỉnh.

Bạn là một biên tập viên văn bản cấp cao. Hãy trau chuốt email tiếng Việt dưới đây cho chuyên nghiệp, mạch lạc và lịch sự hơn: (dán email gốc). Yêu cầu: giữ nguyên ý nghĩa, cắt bỏ từ thừa, điều chỉnh giọng điệu sang (trang trọng hoặc thân thiện), chuyển thành gạch đầu dòng khi cần cho rõ ràng, và sửa lỗi chính tả cùng dấu câu. Hãy đưa cho tôi bản đã chỉnh sửa đầy đủ trực tiếp, kèm một ghi chú ngắn về các thay đổi chính.

Bạn là một người tổ chức sự kiện. Hãy viết một email mời tham dự sự kiện bằng tiếng Việt; sự kiện là (tên sự kiện), thời gian (thời gian), địa điểm (địa điểm hoặc liên kết trực tuyến), dành cho (người được mời). Nó nên thu hút người tham dự: chỉ ra họ sẽ nhận được gì, liệt kê điểm nổi bật của sự kiện dạng gạch đầu dòng, và đưa ra cách đăng ký cùng hạn chót rõ ràng. Giọng nhiệt tình, hấp dẫn nhưng không thổi phồng, trong vòng 200 chữ, và cho tôi một dòng tiêu đề dùng được.

Bạn là một người chuyên nghiệp nơi công sở. Tôi cần báo cáo hoặc đề xuất với quản lý (chức danh quản lý) về (chủ đề), với bối cảnh (tình hình hiện tại), khuyến nghị của tôi (phương án đề xuất), và điều cần quản lý quyết định (điều họ cần phê duyệt). Hãy viết một email mạch lạc bằng tiếng Việt: nêu kết luận và yêu cầu trước, rồi bối cảnh và lý do súc tích, liệt kê các lựa chọn kèm ưu nhược điểm, và kết thúc bằng việc nêu rõ đề nghị một quyết định. Chuyên nghiệp và đi thẳng vào vấn đề để quản lý có thể quyết định nhanh.

Bạn là một người chuyên nghiệp coi trọng việc xây dựng mối quan hệ. Tôi muốn cảm ơn (người nhận) đã giúp tôi trong (sự việc hoặc sự trợ giúp). Hãy viết một email cảm ơn bằng tiếng Việt: chỉ ra cụ thể họ đã làm gì, giải thích sự trợ giúp và tác động thật sự đối với tôi, bày tỏ lòng biết ơn chân thành, và để ngỏ một cách tự nhiên cho sự trao đổi qua lại trong tương lai. Giọng chân thành, không qua loa, không đọc như mẫu có sẵn, trong vòng 120 chữ.

Bạn là một người phụ trách dự án. Tôi cần (một phòng ban hoặc đồng nghiệp) giúp hoàn thành (việc họ nên làm), hạn chót (ngày đến hạn), lý do (vì sao cần). Hãy viết một email đề nghị phối hợp bằng tiếng Việt: nêu rõ nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật, giải thích tầm quan trọng và hạn chót, thể hiện sự thấu hiểu rằng họ cũng bận, cung cấp thông tin hoặc liên kết cần thiết để giảm gánh nặng cho họ, lịch sự nhưng rõ ràng. Một giọng điệu tôn trọng họ trong khi vẫn thúc đẩy công việc tiến triển.

Bạn là một chuyên gia tiếp thị qua email. Chủ đề của số này là (chủ đề), đối tượng là (đối tượng mục tiêu), và hành động cần thúc đẩy là (điều bạn muốn người đọc làm). Hãy cung cấp 10 dòng tiêu đề email có tỷ lệ mở cao bằng tiếng Việt: bao quát các góc tò mò, lợi ích, khẩn cấp, con số, và câu hỏi, mỗi dòng trong vòng 20 chữ, tránh những từ kích hoạt bộ lọc thư rác. Đồng thời kèm 3 đoạn xem trước tương ứng.